Paris, le 19 mars 2024.
Objet : Indisponibilité de votre commande - [Référence de la commande]
Cher(e) [Nom du Client],
Je vous écris en référence à votre commande récente chez [Nom de votre Entreprise] (référence : [Référence de la commande]). Tout d'abord, je tiens à vous remercier pour l'intérêt que vous portez à nos produits/services.
C'est avec regret que je vous informe que le produit/service que vous avez commandé est actuellement indisponible en raison de [expliquer la raison, si possible]. Nous comprenons que cette nouvelle puisse être décevante et nous nous excusons sincèrement pour ce désagrément.
Pour remédier à cette situation, nous aimerions vous proposer une alternative. [Description du produit/service de substitution, y compris les caractéristiques, le prix, etc.] Nous croyons que ce produit/service pourrait répondre à vos besoins et attentes.
Si vous acceptez cette substitution, nous procéderons à la modification de votre commande et nous nous assurerons qu'elle vous parvienne dans les meilleurs délais. Si, en revanche, cette alternative ne vous convient pas, nous sommes disposés à annuler votre commande et à vous rembourser intégralement.
Nous nous efforçons toujours de satisfaire nos clients et nous apprécions votre compréhension en cette circonstance exceptionnelle. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou besoin de plus d'informations.
Merci pour votre patience et votre compréhension.
Cordialement,
[Votre Nom]
Disponible en téléchargement gratuit aux formats Word et PDF, ce modèle de lettre est conçu pour être facilement personnalisé en fonction de votre situation spécifique. Il met en avant les bonnes pratiques pour gérer ce type de situation, y compris l'offre d'un produit ou service de substitution de qualité équivalente ou supérieure. L'utilisation de ce modèle vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de vous assurer que votre communication avec le client reste courtoise, professionnelle et axée sur la résolution du problème.
En résumé, c'est un moyen efficace pour transformer une situation potentiellement négative en une expérience positive pour le client.