Lettre de demande de rendez-vous
Mis à jour le 19/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Demander un rendez-vous par écrit reste la méthode la plus sûre quand l'enjeu mérite mieux qu'un coup de téléphone : rencontrer un professeur au sujet d'un élève, échanger avec un médecin, parler à un supérieur ou à un client. Un courrier daté laisse une trace, expose clairement le motif et facilite la prise de date. Ce modèle s'adapte à toutes ces situations : il suffit d'indiquer la raison de la demande, de proposer vos disponibilités et de laisser à votre interlocuteur le choix final du créneau.
Nombreuses sont les situations qui imposent de rencontrer une personne et donc d'obtenir au préalable un rendez-vous avec elle. Nous vous proposons ci-dessous un modèle de lettre pour prendre un rendez-vous, à personnaliser selon le destinataire et le motif.
Quand écrire une demande de rendez-vous ?
Il peut s'agir d'une demande de rendez-vous pour rencontrer un professeur ou un chef d'établissement, échanger avec un médecin, solliciter un entretien avec votre supérieur, ou encore demander un partenariat avec une société dans un cadre professionnel. L'écrit présente un avantage : il fixe clairement le motif, garde une trace de votre démarche et permet à votre interlocuteur de préparer la rencontre.
Bien formuler sa demande
Pour mettre toutes les chances de votre côté, annoncez le sujet en une phrase, proposez plusieurs créneaux et indiquez un moyen de vous joindre rapidement. Une fois la rencontre fixée, vous pouvez utiliser notre modèle de lettre de confirmation de rendez-vous, disponible au téléchargement au format Microsoft Word et Adobe PDF.
Paris, le 6 juillet 2026.
Objet : demande de rendez-vous [précisez en quelques mots le motif]
Madame, Monsieur,
Par la présente, je me permets de solliciter un entretien avec vous, à votre meilleure convenance, dans les prochains jours.
Cette rencontre porterait sur [précisez le motif de la demande], sujet que je souhaiterais aborder directement avec vous afin d'y voir plus clair et d'avancer dans de bonnes conditions. Un échange de quelques minutes suffirait sans doute à faire le point et à dégager ensemble la marche à suivre.
À titre d'exemple, ce rendez-vous peut concerner un point sur la scolarité d'un élève, l'examen d'une situation médicale, une question professionnelle à traiter avec mon responsable, ou tout autre échange qui gagne à se tenir de vive voix plutôt que par simple courrier.
Pour ma part, je suis disponible [indiquez deux ou trois créneaux : par exemple le mardi [date] dans l'après-midi, le jeudi [date] en matinée, ou tout autre moment qui vous arrangerait]. Bien entendu, je m'adapterai volontiers à vos contraintes, que vous préfériez me recevoir dans vos locaux, par téléphone ou en visioconférence.
Dans le cas où ces créneaux ne vous conviendraient pas, je vous remercie par avance de bien vouloir me proposer les dates et horaires auxquels vous seriez disponible. Je veillerai à préparer en amont les éléments utiles afin que notre entretien reste court et profitable.
Vous pouvez me joindre directement au [votre numéro de téléphone] ou par courriel à l'adresse [votre adresse électronique], afin que nous convenions ensemble du moment le plus pratique pour vous.
Dans l'attente de votre réponse, et en vous remerciant de l'attention que vous voudrez bien porter à ma demande, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.
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A savoir
Proposez vous-même deux ou trois créneaux plutôt que de demander "quand êtes-vous libre ?". Vous faites gagner du temps à votre interlocuteur et augmentez vos chances d'obtenir une date rapprochée. Laissez-lui toujours la liberté de proposer un autre moment.
Adaptez le ton au destinataire. Un courrier à un chef d'établissement ou à un médecin reste formel ; une demande à un supérieur direct peut être plus directe sans cesser d'être courtoise.
Indiquez un moyen de vous joindre : numéro de téléphone et adresse électronique. Beaucoup de réponses se font par appel ou par mail, pas par retour de courrier.
Pour une demande importante (entretien professionnel, litige, démarche officielle), envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception, ou doublez le mail d'une relance téléphonique sous une semaine si vous n'avez pas de réponse.
Restez bref. Une demande de rendez-vous tient en quelques lignes : motif, disponibilités, coordonnées, formule de politesse.
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