Annoncer une réunion de travail | Modèle de lettre
Mis à jour le 23/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Au sein d'une association, faire avancer un projet passe souvent par une réunion de travail où chacun apporte ses idées. Pour réunir les membres dans de bonnes conditions, mieux vaut leur adresser une invitation claire, qui précise la date, le lieu et l'objet de la rencontre. Ce courrier officialise la convocation, laisse à chacun le temps de s'organiser et permet de préparer les sujets à l'ordre du jour. Voici un modèle prêt à personnaliser pour annoncer votre prochaine réunion.
Cette lettre d'invitation à une réunion de travail s'adresse aux membres d'une association que l'on souhaite réunir autour d'un projet ou d'un sujet précis. Pour être utile, elle doit indiquer la date, l'horaire et le lieu de la réunion, son objet ainsi que les principaux points de l'ordre du jour.
Quand l'utiliser
On y a recours pour préparer une décision collective, lancer une action, organiser un événement ou faire le point sur l'avancement d'un projet associatif. Selon les statuts, on distingue la réunion de travail informelle de la convocation à une assemblée générale, qui obéit à des règles de délai et de quorum plus strictes.
Ce qu'elle doit contenir
Précisez le nom de l'association, la date et l'horaire, le lieu ou le lien de connexion, l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents joints. Une demande de confirmation de présence facilite l'organisation. Ce modèle de lettre pour annoncer une réunion de travail peut être téléchargé aux formats Word et PDF, puis adapté à votre situation.
Pour annoncer une réunion de travail, il suffit d'adresser un message écrit précisant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. Un délai de prévenance raisonnable, généralement de quelques jours ouvrés, est recommandé pour permettre à chacun de se préparer.
Paris, le 28 juin 2026.
Invitation à une réunion de travail le [date]
Madame, Monsieur, chers membres,
Au nom de l'association [Nom de l'association], j'ai le plaisir de vous convier à notre prochaine réunion de travail, qui se tiendra le [date] à [horaire], à [adresse complète] (ou en visioconférence via le lien [lien de connexion]). Nous prévoyons une durée d'environ [durée prévue], de sorte que chacun puisse organiser sa journée en conséquence.
Cette rencontre sera consacrée à [objet de la réunion]. Nous y examinerons ensemble les actions à mener et les moyens à réunir pour faire avancer notre projet de [préciser le projet], puis nous prendrons les décisions nécessaires à son lancement. Sur ces sujets, votre expérience et vos suggestions nous aideront à trancher.
L'ordre du jour prévu est le suivant : [point 1], [point 2], [point 3]. Vous trouverez ci-joint [documents à examiner], notamment le compte rendu de notre dernière réunion et [budget ou devis concerné], afin que vous puissiez préparer vos remarques en amont. Si vous souhaitez ajouter un point à l'ordre du jour, merci de me le signaler avant le [date limite de propositions].
Votre présence et votre point de vue pèseront sur la réussite de cette démarche. Je vous remercie de bien vouloir confirmer votre participation avant le [date limite], par retour de courriel à [adresse électronique] ou par téléphone au [numéro]. En cas d'empêchement, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre en lui donnant pouvoir, dans les conditions prévues par nos statuts.
Un relevé des décisions prises sera adressé à l'ensemble des membres à l'issue de la réunion, qu'ils aient pu y assister ou non, afin que chacun reste informé de l'avancement du projet.
Dans l'attente de vous y retrouver, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, chers membres, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Indiquez précisément la date, l'horaire de début et, si possible, de fin, le lieu exact ou le lien de visioconférence, ainsi que l'ordre du jour. Plus l'objet est clair, mieux les participants arrivent préparés et plus la réunion avance vite.
Joignez les documents utiles à la réflexion : compte rendu de la dernière réunion, budget, devis ou projet à examiner. Demandez une confirmation de présence pour ajuster l'organisation, et précisez s'il est possible de donner pouvoir à un autre membre en cas d'absence.
Conservez une trace de l'envoi. Un courriel suffit dans la plupart des cas, mais pour une convocation à valeur statutaire, privilégiez un envoi qui laisse une preuve : accusé de réception, registre de présence émargé. Après la réunion, diffusez un relevé des décisions à l'ensemble des membres, présents ou non.
Questions fréquentes
Quel délai respecter pour annoncer une réunion de travail ?
Quelles informations doit contenir l'annonce d'une réunion de travail ?
L'annonce d'une réunion doit-elle obligatoirement être faite par écrit ?
Un salarié peut-il refuser de participer à une réunion de travail convoquée par son employeur ?
Faut-il préciser un ordre du jour même pour une réunion informelle ?
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