Association : Mail de convocation à une assemblée générale
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Convoquer une assemblée générale d'association suppose d'informer chaque membre dans les règles, par un courriel clair qui précise la date, le lieu et l'ordre du jour. Une convocation bien rédigée conditionne la validité des votes et la sérénité de la réunion. Elle évite les contestations ultérieures et permet à chacun de se préparer ou de donner pouvoir. Ce modèle vous aide à rédiger une convocation conforme aux statuts, prête à envoyer à l'ensemble de vos adhérents.
La convocation à l'assemblée générale d'une association
Comment garantir une communication efficace avec vos membres lors de l'organisation d'une assemblée générale ? Ce courriel de convocation joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de votre association. Il informe chaque adhérent de la date, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion, et lui permet de participer ou de se faire représenter.
L'envoi d'une convocation soignée permet de mobiliser vos membres et d'assurer une bonne participation. Il faut respecter les statuts de votre association quant aux délais et aux modalités d'envoi, sous peine de fragiliser la validité des décisions prises pendant l'assemblée. La loi du 1er juillet 1901 fixe le cadre général, mais ce sont vos statuts qui précisent les règles applicables à votre structure.
Sur notre site, vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle au format Word et PDF. Vous personnalisez ensuite le texte selon les besoins de votre association : ajout de pièces jointes, rappel du quorum, modalités de vote par procuration. Vous gagnez du temps tout en respectant les usages formels attendus pour ce type de courrier.
Que vous soyez nouveau membre du bureau ou responsable expérimenté, ce modèle vous aide à structurer votre message et à n'oublier aucune mention indispensable. Une convocation claire est le premier pas vers une assemblée générale sereine et bien suivie.
Ce mail convoque les membres d'une association à une assemblée générale : il indique la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, et rappelle les modalités fixées par les statuts (délai, quorum, pouvoir). Les statuts priment sur tout usage.
Paris, le 2 août 2026.
Objet : Convocation à l'Assemblée Générale de l'association [Nom de l'association]
Chers membres,
En notre qualité de [fonction, président ou secrétaire], et conformément aux statuts de notre association, nous avons le plaisir de vous convier à l'Assemblée Générale [ordinaire / extraordinaire] qui se tiendra le [date] à [heure], au [lieu] (ou par visioconférence via le lien suivant : [lien]).
Cette réunion rassemble l'ensemble des membres pour faire le point sur l'année écoulée, voter les résolutions inscrites à l'ordre du jour et orienter les actions à venir. Votre présence compte réellement : c'est lors de ce rendez-vous annuel que se prennent les décisions qui engagent toute l'association. Nous vous remercions par avance de réserver cette date.
L'ordre du jour, que nous vous remercions de lire attentivement, portera notamment sur les points suivants : présentation et vote du rapport moral et du rapport financier de l'exercice clos le [date], renouvellement des membres du conseil d'administration, examen et vote du budget prévisionnel pour [année], puis questions diverses soumises par les membres. Aucune décision ne pourra être prise sur un point non inscrit à cet ordre du jour.
Vous trouverez en pièces jointes les documents utiles à votre réflexion : le compte rendu de la précédente assemblée, les comptes de l'exercice et un modèle de pouvoir. Nous vous rappelons que la réunion ne pourra délibérer valablement que si le quorum prévu par nos statuts est atteint ; à défaut, une seconde convocation vous serait adressée.
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence par retour de courriel avant le [date limite]. En cas d'empêchement, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre muni d'un pouvoir régulier, dans la limite fixée par nos statuts. Chaque pouvoir transmis nous aide à atteindre le quorum nécessaire à la tenue de l'assemblée.
Votre engagement fait vivre notre association tout au long de l'année. Nous comptons sur votre participation pour que cette assemblée soit un moment d'échange utile et que les décisions y soient prises dans la clarté. Pour toute question préalable, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse [adresse de contact].
Dans l'attente de vous retrouver nombreux, nous vous prions d'agréer, chers membres, l'expression de nos salutations dévouées.
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A savoir
Respectez le délai prévu par vos statuts. À défaut de mention précise, un délai de quinze jours avant la réunion est d'usage. Il laisse le temps à chacun de s'organiser ou de se faire représenter.
Indiquez sans ambiguïté la date, l'heure, le lieu (ou le lien de visioconférence), et surtout l'ordre du jour complet. Une décision votée sur un point absent de l'ordre du jour peut être annulée.
Joignez les documents utiles : rapport moral, comptes de l'exercice, projets de résolution, modèle de pouvoir pour les absents. Précisez aussi les règles de quorum et de majorité.
Conservez une preuve d'envoi. Un accusé de réception ou de lecture, ou un courriel récapitulatif daté, protège l'association en cas de litige sur la régularité de la convocation. Pensez à rappeler la date limite de confirmation de présence.
Questions fréquentes
Qui est chargé de convoquer l'assemblée générale d'une association ?
Quel délai respecter avant d'envoyer la convocation ?
Une convocation par simple email est-elle valable ?
Quelles informations doit contenir le mail de convocation ?
Que se passe-t-il si la convocation ne respecte pas les statuts ?
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