Association : Mail de rappel ou modification d'un rendez-vous
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Dans une association, la gestion des rendez-vous repose souvent sur quelques bénévoles qui jonglent avec les agendas de chacun. Un rappel envoyé quelques jours avant une réunion, ou une notification rapide en cas de changement d'horaire, évite les absences et les malentendus. Ce modèle de courrier, prêt à envoyer par e-mail ou par voie postale, vous aide à informer clairement vos membres et partenaires, à confirmer une date ou à proposer un nouveau créneau, tout en gardant un ton soigné et professionnel.
Dans la vie d'une association, fixer une réunion ne suffit pas toujours à garantir la présence de chacun. Entre les agendas des bénévoles, ceux des partenaires et les imprévus de dernière minute, un rappel clair quelques jours avant la rencontre fait souvent la différence entre une salle remplie et une réunion reportée. De la même façon, un changement d'horaire ou de lieu doit être annoncé sans délai et sans ambiguïté, sous peine de voir certains membres se présenter au mauvais moment.
Rappeler ou modifier un rendez-vous : deux situations, un même soin
Le rappel sert à confirmer un rendez-vous déjà connu : il rassure, mobilise et permet aux destinataires d'anticiper leur venue. La modification, elle, demande plus de précision. Il faut rappeler l'ancien créneau, indiquer clairement le nouveau, et si possible en expliquer la raison. Dans les deux cas, un message bien rédigé évite les allers-retours inutiles et les places vides autour de la table.
Une communication associative au service de l'organisation
Ce sont souvent le ou la secrétaire, le président ou un responsable de commission qui prennent en charge ces envois. Un courrier soigné renforce la crédibilité de la structure auprès des membres comme des partenaires extérieurs. Le modèle proposé est téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF : vous l'adaptez à votre situation, complétez les champs entre crochets et l'envoyez en quelques minutes, par e-mail ou par courrier.
Ce mail permet à une association de rappeler à un membre, un partenaire ou un bénévole la date d'un rendez-vous à venir, ou de l'informer d'un report, en précisant clairement la nouvelle date et l'heure proposées.
Paris, le 26 juillet 2026.
Objet : Rappel et confirmation de notre rendez-vous du [date]
Madame, Monsieur,
Au nom de l'association [Nom de l'association], je me permets de revenir vers vous au sujet du rendez-vous que nous avions fixé. Celui-ci est prévu le [date] à [heure], dans nos locaux situés [adresse], et portera sur [objet du rendez-vous ou ordre du jour].
Ce courrier a pour but de vous le confirmer et de m'assurer que cette date vous convient toujours. Votre présence nous tient à cœur, car les points qui seront abordés concernent directement [le suivi du projet / l'organisation de l'événement / la vie de l'association] et appellent votre avis.
Si un imprévu vous empêchait d'être disponible à ce moment, je vous serais reconnaissant(e) de me le faire savoir dès que possible. Le cas échéant, n'hésitez pas à m'indiquer deux ou trois créneaux qui vous arrangeraient : nous chercherons ensemble une nouvelle date permettant la participation de chacun.
Je tiens également à vous prévenir que, pour des raisons d'organisation, l'horaire ou le lieu de cette rencontre pourrait encore évoluer. Dans cette hypothèse, je vous en informerais sans attendre et veillerais à vous transmettre toutes les informations actualisées en temps utile.
Afin de préparer au mieux nos échanges, je vous joins [l'ordre du jour / le compte rendu de la dernière réunion / les documents à examiner], que vous pourrez consulter avant notre entrevue. Toute remarque de votre part en amont est la bienvenue et nous fera gagner un temps précieux.
Je reste à votre entière disposition pour toute question ou précision, que ce soit par e-mail à [adresse e-mail] ou par téléphone au [numéro]. Je vous remercie par avance de votre retour et de votre disponibilité.
Dans l'attente de votre confirmation, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Indiquez sans ambiguïté la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. En cas de modification, rappelez d'abord l'ancien rendez-vous, puis annoncez clairement le nouveau, pour éviter toute confusion. Précisez aussi le motif du changement quand c'est possible : un membre prévenu et informé se mobilise plus volontiers.
Envoyez le rappel suffisamment tôt, en général cinq à sept jours avant la rencontre, et proposez une réponse simple (un mot de confirmation, un clic sur un sondage de dates). Pensez à demander aux indisponibles d'indiquer leurs créneaux de remplacement.
Gardez une trace écrite de l'envoi. Pour une assemblée générale ou une réunion statutaire, vérifiez les délais de convocation fixés par vos statuts : un rappel ne remplace pas une convocation régulière. En l'absence de réponse, une relance brève la veille reste utile.
Questions fréquentes
Qui peut envoyer ce mail au sein d'une association ?
Faut-il expliquer le motif du changement de rendez-vous ?
Quand est-il préférable d'envoyer le mail de rappel ?
Comment proposer poliment une nouvelle date ?
Que faire si le destinataire ne répond pas au mail ?
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