Demande de location de la salle des fêtes
Mis à jour le 23/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Réserver la salle des fêtes de votre commune commence presque toujours par une demande écrite, adressée à la mairie ou à l'organisme qui la gère. Mariage, anniversaire, repas de famille, loto associatif ou assemblée générale : ce courrier permet de poser une date, de connaître les tarifs, la caution et le règlement, puis d'obtenir une réservation officielle. C'est souvent le premier échange avec la commune. Un courrier précis et envoyé tôt augmente nettement vos chances de décrocher la date voulue avant qu'une autre demande ne passe devant la vôtre.
Vous organisez un événement dans votre commune et vous souhaitez réserver la salle des fêtes ? Qu'il s'agisse d'un mariage, d'un anniversaire, d'une réunion associative ou d'une fête de famille, cette lettre vous permet de formuler officiellement votre demande auprès de la mairie ou de l'organisme gestionnaire.
À quoi sert cette lettre
Ce courrier exprime votre souhait de louer la salle et réunit les informations essentielles : la date, les horaires et le type d'événement prévu. Il sert aussi à interroger l'administration sur les disponibilités, les tarifs, la caution et les conditions de location. Comme il constitue souvent le premier contact officiel avec la commune, mieux vaut le rédiger avec soin pour augmenter vos chances d'obtenir la date voulue.
Ce que vérifie la mairie
Avant d'accorder une salle, la commune contrôle généralement votre lieu de résidence, la nature de l'événement, le nombre de personnes attendues et votre couverture d'assurance. Elle vous remet un règlement intérieur et une convention de location à signer, et fixe le montant de la caution. Une demande complète, claire et adressée suffisamment tôt facilite l'instruction de votre dossier et accélère la confirmation.
Téléchargement gratuit
Nous vous proposons de télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF. Vous personnalisez facilement le contenu selon votre situation, tout en gardant une structure claire et adaptée à un courrier administratif.
Paris, le 28 juin 2026.
Objet : Demande de location de la salle des fêtes communale pour le [date de l'événement]
Monsieur le Maire,
Je me permets de vous solliciter afin de réserver la salle des fêtes de la commune de [nom de la commune] en vue d'organiser [type d'événement : mariage, anniversaire, réunion associative, repas de famille...]. Cet événement réunirait environ [nombre de participants] personnes et se déroulerait le [date de l'événement], de [heure de début] à [heure de fin].
Domicilié(e) à [adresse complète], je suis attaché(e) au bon usage de cet équipement communal. Je m'engage à respecter scrupuleusement le règlement intérieur de la salle ainsi que les consignes de sécurité, à veiller au calme du voisinage durant toute la manifestation et à restituer les locaux propres et en bon état dès la fin de l'événement. Si l'organisation le nécessite, je souhaiterais également pouvoir accéder à la salle [la veille / le lendemain] afin de disposer du temps suffisant pour l'installation, la décoration et le rangement du matériel.
Je vous saurais gré de bien vouloir me confirmer la disponibilité de la salle à cette date et de me communiquer le tarif de location applicable, le montant de la caution demandée, la liste des pièces justificatives à fournir ainsi que les modalités précises de réservation. Toute information sur les équipements mis à disposition (tables, chaises, cuisine, vaisselle, sonorisation) me serait par ailleurs très utile pour préparer l'événement dans de bonnes conditions.
Je me tiens à votre entière disposition pour vous transmettre les justificatifs nécessaires, notamment mon attestation d'assurance responsabilité civile couvrant cette manifestation, et pour signer la convention de location dans les meilleurs délais. Conscient(e) que les demandes sont nombreuses, en particulier au printemps et en été, je vous remercie par avance de l'attention que vous porterez à la mienne et reste joignable au [numéro de téléphone] ou à l'adresse [adresse e-mail] pour tout complément.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Monsieur le Maire, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Soyez précis sur l'essentiel : date et horaires souhaités, type d'événement, nombre approximatif de participants, usage prévu (repas, sonorisation, danse) et besoin éventuel d'accéder à la salle la veille ou le lendemain pour le montage et le rangement. Demandez clairement le tarif de location, le montant de la caution, l'attestation d'assurance exigée et le règlement intérieur.
Anticipez. Les salles communales se réservent souvent plusieurs semaines, parfois plusieurs mois à l'avance, en particulier au printemps et en été. Plus votre demande arrive tôt, plus votre date a de chances d'être encore libre.
Préparez les pièces habituellement réclamées : pièce d'identité, justificatif de domicile et attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'événement. Joignez-les ou proposez de les fournir au moment de la confirmation.
Gardez une trace écrite. Pour une date importante, un envoi en recommandé avec accusé de réception, ou un e-mail dont vous conservez la copie, vous protège en cas de désaccord. Sans réponse sous une à deux semaines, relancez par téléphone ou par écrit en rappelant la date demandée. En cas de refus, demandez le motif et renseignez-vous sur d'autres créneaux ou sur une salle voisine.
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