Lettre envoyée par le secretariat pour informer d'une réunion
Mis à jour le 23/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Quand une réunion rassemble plusieurs personnes, le secrétariat envoie une convocation pour prévenir chaque participant. Ce courrier fixe la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, afin que chacun arrive préparé. Bien rédigé, il limite les oublis, les retards et les absences de dernière minute, et il fait gagner du temps au moment de la rencontre. Ce modèle vous aide à formaliser l'invitation de façon claire et professionnelle, que la réunion concerne une équipe, un conseil, une assemblée ou un comité. Vous le téléchargez gratuitement et l'adaptez à votre situation en quelques minutes.
Dans la gestion quotidienne d'une entreprise ou d'une organisation, vous devez régulièrement réunir des personnes pour traiter des sujets stratégiques, opérationnels ou simplement informatifs. Reste à les prévenir de façon claire et professionnelle. C'est le rôle de cette lettre envoyée par le secrétariat pour informer d'une réunion.
À quoi sert cette lettre
Ce courrier communique en une seule fois les informations essentielles à toutes les personnes attendues. Il précise la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la rencontre. L'objectif est que chaque participant soit informé à temps et arrive préparé, pour que la réunion soit utile et tienne dans le temps prévu.
Ce que doit contenir une bonne convocation
Une convocation efficace regroupe quatre éléments : la date et l'heure de début, le lieu exact ou le lien de connexion, l'ordre du jour détaillé et une demande de confirmation de présence. Pour les instances soumises à des règles particulières, comme une assemblée générale ou un comité, pensez à respecter le délai de convocation prévu et à garder une preuve de l'envoi.
Télécharger le modèle
Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF. Vous l'adaptez ensuite aux particularités de votre organisation, ce qui vous fait gagner du temps dans la préparation de vos prochaines réunions. Récupérez le modèle sans frais sur cette page et simplifiez vos convocations.
Cette lettre type permet au secrétariat d'une entreprise, d'une association ou d'un établissement d'informer par écrit une ou plusieurs personnes de la tenue d'une réunion, en précisant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour.
Paris, le 5 août 2026.
Objet : Convocation à la réunion du [Date]
Madame, Monsieur,
Au nom de [Nom de l'entreprise ou de l'organisation], le secrétariat a le plaisir de vous convier à une réunion qui se tiendra le [Date] à [Heure], dans nos locaux situés au [Adresse complète], en salle [Numéro ou nom de la salle]. Si vous ne pouvez pas vous déplacer, la rencontre sera également accessible à distance via le lien de connexion suivant : [Lien de visioconférence].
Cette réunion portera sur l'ordre du jour ci-après : [Point 1], [Point 2], [Point 3] et [Point 4]. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces sujets à l'avance afin que les échanges restent efficaces. Vous trouverez en pièces jointes les documents utiles à votre préparation : [Liste des pièces jointes, par exemple compte-rendu de la séance précédente et projets de décision].
Votre présence est importante : plusieurs des points inscrits appellent une décision, et il est nécessaire de réunir le nombre de participants requis pour que ces décisions soient prises dans de bonnes conditions. Nous comptons sur votre concours pour que ce rendez-vous soit constructif.
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre participation avant le [Date limite de confirmation], en écrivant à [Adresse e-mail du secrétariat] ou en appelant le [Numéro de téléphone]. Cette confirmation nous aidera à organiser la salle, les documents et, le cas échéant, la connexion à distance.
En cas d'empêchement, merci de nous prévenir dès que possible. Si les règles de notre instance le permettent, vous pourrez donner pouvoir à un autre participant pour vous représenter et voter en votre nom ; un modèle de procuration est joint à cet effet.
Dans l'attente de votre réponse et de vous accueillir lors de cette réunion, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
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A savoir
Adressez le courrier à chaque personne concernée : par e-mail pour une réunion d'équipe, par lettre pour une instance plus formelle. Pour certaines instances (assemblée générale de copropriété, comité social et économique, conseil d'administration), un délai de convocation est fixé par la loi ou par les statuts. Vérifiez ce délai et conservez une preuve d'envoi, au besoin en recommandé avec accusé de réception.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite. Vous saurez ainsi si le quorum sera atteint et vous pourrez organiser la salle, les documents ou la visioconférence. Joignez les pièces qui aideront à préparer la rencontre : comptes-rendus précédents, documents à valider, projets de décision.
Prévoyez aussi le cas d'une absence ou d'une réponse tardive. Précisez la possibilité de donner pouvoir à un autre participant si les règles de l'instance l'autorisent. Enfin, relisez les coordonnées du secrétariat avant l'envoi : une adresse e-mail ou un numéro erroné suffit à empêcher une confirmation.
Questions fréquentes
Qui peut envoyer une lettre d'information de réunion ?
Un délai minimum doit-il être respecté avant la réunion ?
Quelles informations doit contenir la lettre ?
L'envoi en recommandé est-il obligatoire ?
Que faire si la convocation n'a pas été reçue ou est contestée ?
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