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Word & PDF
Lettre envoyée par le secretariat pour informer d'une réunion
Mis à jour le 14/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Quand une réunion doit rassembler plusieurs personnes, le secrétariat envoie une lettre de convocation pour prévenir chaque participant. Ce courrier fixe la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour, afin que tout le monde vienne préparé. Bien rédigé, il évite les oublis, les retards et les absences de dernière minute. Ce modèle vous aide à formaliser l'invitation de façon claire et professionnelle, que la réunion concerne une équipe, un conseil, une assemblée ou un comité. Vous le téléchargez gratuitement et l'adaptez à votre situation en quelques minutes.
Dans la gestion quotidienne d'une entreprise ou d'une organisation, vous devez régulièrement organiser des réunions pour traiter des sujets stratégiques, opérationnels ou simplement informatifs. Reste à prévenir les participants de façon claire et professionnelle. C'est le rôle de cette lettre envoyée par le secrétariat pour informer d'une réunion.
À quoi sert cette lettre
Ce courrier communique en une seule fois les informations essentielles à toutes les personnes attendues. Il précise la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la rencontre. L'objectif est que chaque participant soit informé à temps et arrive préparé, pour que la réunion soit utile et reste dans le temps prévu.
Ce que doit contenir une bonne convocation
Une convocation efficace regroupe quatre éléments : la date et l'heure de début, le lieu exact ou le lien de connexion, l'ordre du jour détaillé et une demande de confirmation de présence. Pour les instances soumises à des règles particulières, comme une assemblée générale ou un comité, pensez à respecter le délai de convocation prévu et à garder une preuve de l'envoi.
Télécharger le modèle
Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF. Vous l'adaptez ensuite aux particularités de votre organisation, ce qui vous fait gagner du temps dans la préparation de vos prochaines réunions. Récupérez le modèle sans frais sur cette page et simplifiez vos convocations.
APERÇU
Paris, le 20 juin 2026.
Objet : Convocation à une réunion le [Date]
Madame, Monsieur,
Nous vous informons de la tenue d'une réunion prévue le [Date] à [Heure], dans nos locaux situés au [Lieu] (ou via le lien de connexion suivant : [Lien de visioconférence]).
Cette réunion portera sur l'ordre du jour suivant : [Liste des points à aborder]. Vous trouverez ci-joint les documents utiles à sa préparation : [Liste des pièces jointes].
Votre présence est importante pour que les sujets prévus puissent être examinés et les décisions prises dans de bonnes conditions.
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre participation avant le [Date limite de confirmation], en écrivant à [Adresse e-mail] ou en appelant le secrétariat au [Numéro de téléphone].
En cas d'empêchement, vous pouvez nous en avertir dès que possible afin que nous puissions, le cas échéant, organiser votre remplacement ou recueillir votre pouvoir.
Dans l'attente de vous accueillir lors de cette réunion, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
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A savoir
À SAVOIR : la convocation doit donner toutes les informations utiles d'un seul coup d'œil. Indiquez la date, l'heure de début, le lieu précis (ou le lien de connexion si la réunion se tient à distance) et l'ordre du jour point par point. Plus l'ordre du jour est détaillé, mieux les participants préparent leurs sujets.
Adressez le courrier à chaque personne concernée, par e-mail pour une réunion d'équipe, par lettre pour une instance plus formelle. Pour certaines instances (assemblée générale de copropriété, comité social et économique, conseil d'administration), un délai de convocation est fixé par la loi ou par les statuts. Vérifiez ce délai et conservez une preuve d'envoi, au besoin en recommandé avec accusé de réception.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite. Cela vous permet de savoir si le quorum sera atteint et d'organiser la salle, les documents ou la visioconférence. Joignez les pièces qui aideront à préparer la réunion : comptes-rendus précédents, documents à valider, projets de décision.
Prévoyez ce qui se passe en cas d'absence ou de réponse tardive. Précisez la possibilité de donner pouvoir à un autre participant si les règles de l'instance l'autorisent. Enfin, relisez les coordonnées du secrétariat avant l'envoi : une adresse e-mail ou un numéro erroné suffit à empêcher une confirmation.
Adressez le courrier à chaque personne concernée, par e-mail pour une réunion d'équipe, par lettre pour une instance plus formelle. Pour certaines instances (assemblée générale de copropriété, comité social et économique, conseil d'administration), un délai de convocation est fixé par la loi ou par les statuts. Vérifiez ce délai et conservez une preuve d'envoi, au besoin en recommandé avec accusé de réception.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite. Cela vous permet de savoir si le quorum sera atteint et d'organiser la salle, les documents ou la visioconférence. Joignez les pièces qui aideront à préparer la réunion : comptes-rendus précédents, documents à valider, projets de décision.
Prévoyez ce qui se passe en cas d'absence ou de réponse tardive. Précisez la possibilité de donner pouvoir à un autre participant si les règles de l'instance l'autorisent. Enfin, relisez les coordonnées du secrétariat avant l'envoi : une adresse e-mail ou un numéro erroné suffit à empêcher une confirmation.
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