Demander le remboursement de frais professionnels à son employeur
Mis à jour le 23/08/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Vous avez avancé des frais de déplacement, de repas, d'hébergement, de matériel ou de télétravail pour les besoins de votre activité ? Présentez une note de frais lisible, rattachée à une mission et accompagnée des justificatifs disponibles. Ce modèle rappelle l'autorisation reçue, détaille les dépenses et demande leur remboursement sans les confondre avec le salaire. Il peut aussi servir après un refus partiel, à condition d'identifier la règle interne ou conventionnelle appliquée. Les trajets habituels entre le domicile et le travail suivent des dispositifs spécifiques et ne doivent pas être ajoutés sans vérification.
Ce modèle accompagne une note de frais pour demander le remboursement de dépenses professionnelles de déplacement, repas, hébergement, matériel ou télétravail, avec justificatifs et calcul détaillé.
Paris, le 23 août 2026.
Objet : Demande de remboursement de frais professionnels pour [mission ou période]
Madame, Monsieur,
Dans le cadre de [mission, déplacement ou activité] réalisée du [date] au [date] à la demande de [nom ou fonction], j'ai engagé des dépenses nécessaires à mon travail. Cette mission avait été autorisée le [date] par [courriel, ordre de mission ou autre document].
La note jointe détaille [transport] pour [montant] euros, [repas] pour [montant] euros, [hébergement] pour [montant] euros et [autre dépense] pour [montant] euros. Le total réclamé s'élève à [montant] euros après déduction de [avance, participation ou somme déjà remboursée].
Je vous demande de rembourser ces frais professionnels au plus tard le [date], selon [la procédure interne, l'accord ou le barème applicable]. Je joins les factures, reçus, titres de transport, relevés kilométriques et documents permettant de rattacher chaque dépense à la mission effectuée.
Pour la dépense de [nature], le justificatif original [est joint ou n'est plus disponible] pour la raison suivante : [explication]. Je produis à la place [preuve de paiement, confirmation de réservation ou attestation]. Merci de me signaler rapidement si une pièce complémentaire est nécessaire pour instruire cette ligne.
Si vous écartez une dépense ou appliquez un plafond différent, je vous prie d'indiquer la règle utilisée, le montant admis et le calcul du reste refusé. Cette réponse permettra de corriger, le cas échéant, la note de frais sans remettre en cause les autres sommes suffisamment justifiées.
Merci de confirmer la réception du dossier et la date de mise en paiement. Le remboursement pourra être effectué par [virement séparé ou versement habituel] et identifié distinctement sur le document remis. Je conserve une copie de la note et des justificatifs jusqu'au règlement complet des dépenses professionnelles.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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