Demande de location de salle pour une association
Mis à jour le 13/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Votre association a besoin d'un lieu pour tenir une assemblée générale, une réunion mensuelle ou organiser une manifestation ouverte au public. La plupart des communes mettent des salles à disposition des associations, souvent à tarif réduit voire gratuitement. Encore faut-il en faire la demande dans les règles, avec les bonnes informations. Ce modèle de lettre vous aide à formuler une demande claire auprès de la mairie ou du gestionnaire de la salle, en précisant la date, les horaires et le nombre de participants attendus.
Vous êtes responsable d'une association et vous devez réunir vos membres ou accueillir du public pour un événement. Louer ou réserver une salle est alors une étape incontournable. La demande de location de salle pour une association s'adresse le plus souvent à la mairie, qui dispose de salles polyvalentes mises à disposition du tissu associatif local, parfois gratuitement ou à tarif préférentiel. Elle peut aussi viser un gestionnaire privé ou une autre collectivité.
Quand et à qui adresser cette demande
Ce courrier convient pour une assemblée générale, une réunion mensuelle, une conférence, un atelier, un loto, un spectacle ou toute autre manifestation. Adressez-le au service de la vie associative de votre commune, au secrétariat de mairie ou au gestionnaire de l'équipement. Plus votre demande arrive tôt, plus vos chances d'obtenir le créneau souhaité augmentent, car les salles communales sont très sollicitées.
Ce qu'il faut préciser dans votre lettre
Pour obtenir une réponse rapide, indiquez la date et les horaires souhaités, le nombre de participants attendus, la nature de l'événement et les équipements nécessaires, par exemple des chaises, des tables, une sonorisation ou un vidéoprojecteur. Mentionnez votre disponibilité pour fournir les justificatifs habituels, comme les statuts de l'association et l'attestation d'assurance responsabilité civile.
Personnalisez et téléchargez le modèle
Ce modèle de lettre est téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF. Il vous suffit de remplacer les éléments entre crochets par vos informations propres pour disposer d'un courrier complet et prêt à envoyer, sans oublier aucune donnée utile à votre interlocuteur.
Pour louer une salle municipale, une association adresse une demande écrite à la mairie en précisant la date, la durée et la nature de l'activité prévue. La mise à disposition peut être gratuite ou payante selon la décision du conseil municipal.
Paris, le 2 juillet 2026.
Objet : Demande de location de salle pour l'association [Nom de l'association]
Madame, Monsieur,
Au nom de l'association [Nom de l'association], déclarée en préfecture sous le numéro [numéro RNA / SIREN] et œuvrant dans le domaine [domaine d'activité], je me permets de vous solliciter pour la mise à disposition d'une salle. Notre association a pour objet [objet de l'association] et organise régulièrement des rencontres avec ses membres ; nous souhaitons disposer d'un lieu adapté pour notre prochaine manifestation.
Nous souhaiterions réserver la salle [nom ou adresse de la salle] le [date de l'événement], de [heure de début] à [heure de fin], pour [préciser l'événement : assemblée générale, réunion, conférence, atelier]. Nous prévoyons d'accueillir environ [nombre de participants] personnes. Si cette date n'était pas disponible, nous restons ouverts à un autre créneau, par exemple le [date de repli].
Nous aurions besoin des équipements suivants : [tables, chaises, sonorisation, vidéoprojecteur, autres]. Pourriez-vous nous indiquer vos disponibilités, les conditions de location ainsi que le tarif applicable aux associations ? Nous tenons à votre disposition l'ensemble des justificatifs requis, notamment nos statuts et notre attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'événement.
Je reste joignable au [numéro de téléphone] et à l'adresse [adresse e-mail] pour tout complément d'information ou pour convenir d'un rendez-vous afin de finaliser les modalités de réservation.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Indiquez tout de suite les éléments décisifs : la date souhaitée, l'heure d'arrivée et de départ, le type d'événement et le nombre de personnes attendues. Proposez si possible une date de repli, car les salles communales sont souvent réservées plusieurs semaines à l'avance. Anticipez : déposez votre demande au moins un mois avant la date visée, parfois davantage pour les grandes salles ou les périodes chargées.
Joignez les pièces qui rassurent le gestionnaire : une copie des statuts de l'association, le récépissé de déclaration en préfecture et surtout une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'événement. Si vous prévoyez une buvette ou la vente de boissons, signalez-le, car une autorisation spécifique est parfois requise.
Envoyez le courrier par voie postale, par courriel ou via le formulaire en ligne de la commune. Pour une demande importante, un envoi en recommandé avec accusé de réception vous garantit une preuve de dépôt. Conservez une copie de votre lettre. En l'absence de réponse sous deux à trois semaines, relancez par téléphone ou par écrit en rappelant la date de votre première demande.
Questions fréquentes
À qui adresser la demande de location de salle en tant qu'association ?
Quels justificatifs faut-il fournir pour louer une salle communale ?
La location d'une salle municipale est-elle gratuite pour une association ?
La mairie peut-elle refuser la demande de location de salle d'une association ?
Que faire si la mairie refuse la demande de location de salle ?
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