Demande de location de salle pour une association (mairie)
Mis à jour le 18/07/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Votre association a besoin d'un lieu pour tenir son assemblée générale, une réunion mensuelle ou une manifestation ouverte au public. La plupart des communes réservent des salles à leur tissu associatif, à tarif réduit et parfois gratuitement. Encore faut-il en faire la demande dans les règles, avec les bonnes informations. Ce modèle vous aide à formuler une requête claire auprès de la mairie ou du gestionnaire de la salle, en précisant la date, les horaires, la nature de l'événement et le nombre de participants attendus.
Vous êtes responsable d'une association et vous devez réunir vos membres ou accueillir du public pour un événement. Réserver une salle est alors une étape incontournable. La demande de location de salle pour une association s'adresse le plus souvent à la mairie, qui met des salles polyvalentes à disposition du tissu associatif local, parfois gratuitement ou à tarif préférentiel. Elle peut aussi viser un gestionnaire privé ou une autre collectivité.
Quand et à qui adresser cette demande
Ce courrier convient pour une assemblée générale, une réunion mensuelle, une conférence, un atelier, un loto, un spectacle ou toute autre manifestation. Adressez-le au service de la vie associative de votre commune, au secrétariat de mairie ou au gestionnaire de l'équipement. Plus votre demande arrive tôt, plus vos chances d'obtenir le créneau souhaité augmentent, car les salles communales sont très sollicitées.
Ce qu'il faut préciser dans votre lettre
Pour obtenir une réponse rapide, indiquez la date et les horaires souhaités, le nombre de participants attendus, la nature de l'événement et les équipements nécessaires, par exemple des chaises, des tables, une sonorisation ou un vidéoprojecteur. Mentionnez votre disponibilité pour fournir les justificatifs habituels, comme les statuts de l'association et l'attestation d'assurance responsabilité civile.
Personnalisez et téléchargez le modèle
Ce modèle de lettre est téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF. Il vous suffit de remplacer les éléments entre crochets par vos informations propres pour disposer d'un courrier complet et prêt à envoyer, sans oublier aucune donnée utile à votre interlocuteur.
Pour louer une salle municipale, une association adresse une demande écrite à la mairie en précisant la date, la durée et la nature de l'activité prévue. La mise à disposition peut être gratuite ou payante selon la décision du conseil municipal.
Paris, le 16 août 2026.
Objet : Demande de mise à disposition d'une salle pour l'association [Nom de l'association]
Madame, Monsieur,
Au nom de l'association [Nom de l'association], déclarée en préfecture le [date de déclaration] sous le numéro [numéro RNA], je me permets de solliciter la mise à disposition d'une salle communale. Notre association, qui rassemble [nombre] adhérents, a pour objet [objet de l'association] et anime régulièrement la vie locale par des rencontres ouvertes à ses membres et au public. Pour notre prochaine manifestation, nous recherchons un lieu adapté à sa bonne organisation.
Nous souhaiterions réserver la salle [nom ou adresse de la salle] le [date de l'événement], de [heure de début] à [heure de fin], afin d'y tenir [nature de l'événement : assemblée générale, réunion, conférence, atelier]. Nous prévoyons d'accueillir environ [nombre de participants] personnes. L'accès à cet événement sera [gratuit / payant] et [ouvert au public / réservé aux adhérents].
Si ce créneau n'était pas disponible, nous restons ouverts à une autre date, par exemple le [date de repli]. Pourriez-vous nous préciser les conditions de réservation, les modalités d'accès à la salle ainsi que le tarif applicable aux associations ? Le cas échéant, nous vous remercions de nous indiquer le montant de la caution éventuellement demandée.
Sur le plan matériel, nous aurions besoin des équipements suivants : [tables, chaises, sonorisation, vidéoprojecteur, autres]. Nous tenons naturellement à votre disposition l'ensemble des justificatifs habituels : une copie de nos statuts, le récépissé de déclaration en préfecture et une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'événement.
Nous nous engageons à respecter le règlement intérieur de l'équipement, à veiller au bon déroulement de la manifestation et à restituer les lieux propres et en bon état à l'issue de notre occupation.
Je reste joignable au [numéro de téléphone] et à l'adresse [adresse e-mail] pour tout complément d'information ou pour convenir d'un rendez-vous permettant de finaliser les modalités de réservation.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Indiquez tout de suite les éléments décisifs : la date souhaitée, l'heure d'arrivée et de départ, le type d'événement et le nombre de personnes attendues. Proposez une date de repli si possible, car les salles communales sont souvent réservées plusieurs semaines à l'avance. Anticipez : déposez votre demande au moins un mois avant la date visée, davantage pour les grandes salles ou les périodes chargées.
Joignez les pièces qui rassurent le gestionnaire : une copie des statuts de l'association, le récépissé de déclaration en préfecture et surtout une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'événement. Si vous prévoyez une buvette ou la vente de boissons, signalez-le, car une autorisation temporaire est parfois requise.
Envoyez le courrier par voie postale, par courriel ou via le formulaire en ligne de la commune. Pour une demande importante, un envoi en recommandé avec accusé de réception vous garantit une preuve de dépôt. Conservez une copie de votre lettre. En l'absence de réponse sous deux à trois semaines, relancez par téléphone ou par écrit en rappelant la date de votre première demande.
Questions fréquentes
À qui adresser la demande de location de salle en tant qu'association ?
Quels justificatifs faut-il fournir pour louer une salle communale ?
La location d'une salle municipale est-elle gratuite pour une association ?
La mairie peut-elle refuser la demande de location de salle d'une association ?
Que faire si la mairie refuse la demande de location de salle ?
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