Demander une mise à disposition de personnel communal | Association
Mis à jour le 16/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Pour organiser une fête de quartier, un forum associatif ou une autre manifestation liée à son objet, une association peut solliciter sa commune afin d'obtenir l'aide d'agents municipaux : agents techniques pour le montage, personnel administratif ou surveillance d'un site. La mise à disposition de personnel communal est encadrée par le Code général de la fonction publique et nécessite l'accord de l'agent ainsi qu'une convention. La demande s'adresse au maire de la commune où l'association a son siège. Ce courrier expose le projet et justifie l'intérêt de la commune.
Votre association prépare un événement et vous aimeriez bénéficier de l'appui d'agents municipaux ? Une association peut demander à la mairie de la commune où se trouve son siège social la mise à disposition de personnel communal, pour la préparation ou le déroulement d'une manifestation organisée dans le cadre de son objet social.
À quoi sert ce courrier
La lettre de demande de mise à disposition de personnel communal est un document formel qui permet à une association de solliciter l'aide de sa municipalité. Elle expose vos besoins concrets et explique en quoi l'intervention d'agents communaux soutiendrait votre projet. Une demande structurée et argumentée augmente nettement vos chances d'obtenir une réponse favorable.
Comment fonctionne la mise à disposition
La mise à disposition d'un agent public auprès d'une association relève du Code général de la fonction publique. Elle suppose l'accord de l'agent concerné, l'accord de l'autorité territoriale et la signature d'une convention précisant la durée, les missions confiées et, le cas échéant, les conditions de remboursement à la commune. Le maire instruit la demande et peut en référer au conseil municipal.
Bien préparer votre demande
Adressez votre courrier au maire en recommandé avec accusé de réception et anticipez largement, car la procédure peut prendre plusieurs semaines. Détaillez la manifestation, le nombre d'agents et les tâches souhaitées, puis mettez en avant l'intérêt de l'événement pour la commune. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle au format Word et PDF et l'adapter aux particularités de votre association et de votre projet.
Paris, le 2 juillet 2026.
Objet : Demande de mise à disposition de personnel communal pour la manifestation [nom de la manifestation]
Madame, Monsieur le Maire,
L'association [nom de l'association], déclarée à la préfecture de [lieu] le [date de déclaration] et dont le siège social se situe au [adresse de l'association], a pour objet : [objet de l'association tel que défini dans les statuts].
Dans ce cadre, l'association organise la manifestation suivante : [nature et nom de la manifestation], qui se tiendra le [date] à [lieu]. Cet événement se déroulera de la façon suivante : [décrire brièvement le programme et le public attendu].
Pour que cette manifestation se déroule dans de bonnes conditions, nous avons besoin de renfort, en particulier pour : [préciser les tâches, par exemple montage des installations, accueil du public, surveillance, nettoyage]. Nous sollicitons à cette fin la mise à disposition de [nombre] agent(s) communal(aux), sur les créneaux [dates et horaires souhaités].
Cette manifestation nous semble bénéfique pour la vie de la commune, dans la mesure où [préciser les retombées pour la commune et ses habitants : animation locale, lien social, rayonnement du territoire]. La commune pourrait donc trouver intérêt à soutenir l'association par cette mise à disposition.
Vous trouverez joints à ce courrier une copie des statuts de l'association, le récépissé de déclaration en préfecture ainsi que le programme détaillé de la manifestation. Nous nous tenons à votre disposition pour signer la convention de mise à disposition selon les modalités que vous jugerez utiles.
Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire et, dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur le Maire, l'expression de mes sentiments respectueux.
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A savoir
Anticipez largement. Une mise à disposition de personnel communal suppose l'accord de l'agent concerné et la signature d'une convention entre la commune et l'association. Le conseil municipal est souvent consulté. Comptez plusieurs semaines, voire deux à trois mois pour un événement d'ampleur.
Soyez précis sur le besoin réel : nombre d'agents souhaité, type de tâches (montage de barrières, installation électrique, accueil du public, nettoyage), dates et créneaux horaires. Une demande vague est difficile à instruire et se traduit souvent par un refus.
Joignez les pièces utiles : copie des statuts, récépissé de déclaration en préfecture, programme détaillé de la manifestation. Montrez en quoi l'événement profite à la vie locale (animation du territoire, lien social, retombées pour les habitants) : c'est souvent l'argument décisif.
En cas de refus ou d'absence de réponse, demandez les motifs par écrit. Vous pouvez proposer une solution de repli : prêt de matériel municipal, soutien logistique ponctuel, ou orientation vers une subvention pour recruter du renfort.
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