Demander une mise à disposition de personnel communal | Association
Mis à jour le 22/07/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Pour organiser une fête de quartier, un forum associatif ou toute autre manifestation liée à son objet, une association peut demander à sa commune l'appui d'agents municipaux : personnel technique pour le montage, agents administratifs ou surveillance d'un site. Cette mise à disposition relève du Code général de la fonction publique et suppose l'accord de l'agent ainsi qu'une convention. La demande s'adresse au maire de la commune où l'association a son siège. Ce modèle de courrier expose votre projet, chiffre précisément votre besoin et met en avant l'intérêt de l'événement pour la commune et ses habitants.
Votre association prépare un événement et vous aimeriez bénéficier de l'appui d'agents municipaux ? Une association peut demander à la mairie de la commune où se trouve son siège social la mise à disposition de personnel communal, pour la préparation ou le déroulement d'une manifestation organisée dans le cadre de son objet social.
À quoi sert ce courrier
La lettre de demande de mise à disposition de personnel communal est un document formel qui permet à une association de solliciter l'aide de sa municipalité. Elle expose vos besoins concrets et explique en quoi l'intervention d'agents communaux soutiendrait votre projet. Une demande structurée et argumentée augmente nettement vos chances d'obtenir une réponse favorable.
Comment fonctionne la mise à disposition
La mise à disposition d'un agent public auprès d'une association relève du Code général de la fonction publique. Elle suppose l'accord de l'agent concerné, celui de l'autorité territoriale et la signature d'une convention précisant la durée, les missions confiées et, le cas échéant, les conditions de remboursement à la commune. Le maire instruit la demande et peut en référer au conseil municipal.
Bien préparer votre demande
Adressez votre courrier au maire en recommandé avec accusé de réception et anticipez largement, car la procédure peut prendre plusieurs semaines. Détaillez la manifestation, le nombre d'agents et les tâches souhaitées, puis mettez en avant l'intérêt de l'événement pour la commune. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle au format Word et PDF et l'adapter aux particularités de votre association et de votre projet.
Une association peut demander à une commune la mise à disposition d'un agent communal pour l'aider dans ses missions d'intérêt général, par une demande écrite adressée au maire, ensuite formalisée par une convention précisant la durée, les activités confiées et les conditions de remboursement.
Paris, le 17 août 2026.
Objet : Demande de mise à disposition de personnel communal pour la manifestation [nom de la manifestation]
Madame, Monsieur le Maire,
L'association [nom de l'association], déclarée à la préfecture de [lieu] le [date de déclaration] et enregistrée sous le numéro [numéro RNA], a son siège social au [adresse de l'association]. Son objet statutaire est le suivant : [objet de l'association tel que défini dans les statuts].
Dans le cadre de cet objet, notre association organise [nature et nom de la manifestation], qui se tiendra le [date] à [lieu]. Cet événement rassemblera [public attendu, nombre estimé de participants] autour de [décrire brièvement le programme]. Il s'inscrit dans notre volonté d'animer la vie locale et de renforcer le lien entre les habitants.
Pour assurer le bon déroulement de cette manifestation, nous aurions besoin d'un renfort en personnel, en particulier pour les tâches suivantes : [préciser, par exemple montage des barrières et des stands, installation électrique, accueil et surveillance du public, nettoyage du site]. À ce titre, nous sollicitons la mise à disposition de [nombre] agent(s) communal(aux), sur les créneaux [dates et horaires souhaités].
Nous avons conscience que cette demande suppose l'accord des agents concernés et la signature d'une convention entre la commune et l'association, précisant la durée, les missions confiées et, le cas échéant, les conditions de remboursement. Nous nous engageons à faciliter chacune de ces étapes et à respecter le cadre fixé par le Code général de la fonction publique.
Cette manifestation nous paraît bénéfique pour l'ensemble de la commune : [préciser les retombées, par exemple animation du territoire, valorisation des commerces de proximité, renforcement du lien social]. En soutenant notre association, la municipalité contribuerait directement à un projet qui profite à ses habitants. Vous trouverez joints à ce courrier une copie de nos statuts, le récépissé de déclaration en préfecture et le programme détaillé de la manifestation.
Nous restons naturellement à votre écoute pour ajuster notre demande à vos contraintes et convenir ensemble des modalités les plus adaptées. Même un renfort ponctuel ou un soutien logistique partiel constituerait pour nous une aide précieuse, et nous sommes prêts à signer la convention dès que vous le jugerez utile.
Dans l'attente de votre réponse, et en vous remerciant de l'attention que vous porterez à cette demande, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur le Maire, l'expression de mes sentiments respectueux.
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A savoir
Anticipez largement. La mise à disposition d'un agent communal suppose son accord et la signature d'une convention entre la commune et l'association ; le conseil municipal est souvent consulté. Comptez plusieurs semaines, voire deux à trois mois pour un événement d'ampleur.
Chiffrez précisément votre besoin : nombre d'agents, nature des tâches (montage de barrières, installation électrique, accueil du public, nettoyage), dates et créneaux horaires. Une demande vague est difficile à instruire et débouche souvent sur un refus.
Joignez les pièces utiles : copie des statuts, récépissé de déclaration en préfecture, programme détaillé de la manifestation. Montrez en quoi l'événement profite à la vie locale (animation du territoire, lien social, retombées pour les commerces) : c'est souvent l'argument décisif.
En cas de refus ou de silence, demandez les motifs par écrit. Proposez une solution de repli : prêt de matériel municipal, soutien logistique ponctuel, ou orientation vers une subvention permettant de financer du renfort.
Questions fréquentes
À qui adresser une demande de mise à disposition de personnel communal ?
Toutes les associations peuvent-elles bénéficier d'une mise à disposition d'agent communal ?
La mise à disposition d'un agent communal est-elle gratuite pour l'association ?
L'accord de l'agent communal est-il obligatoire ?
Quelle est la durée d'une mise à disposition et que faire en cas de refus de la commune ?
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