Lettre de demande de remplacement d'un produit défectueux sous garantie à un fournisseur
Mis à jour le 25/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Lorsqu'une entreprise reçoit d'un fournisseur un matériel ou un produit qui tombe en panne, présente un vice ou cesse de fonctionner correctement, elle peut demander la mise en œuvre de la garantie consentie lors de l'achat. Entre professionnels, cette garantie repose sur les engagements contractuels du fournisseur et sur les garanties applicables entre entreprises, comme la garantie des vices cachés. Ce courrier permet de signaler le défaut avec précision, de rappeler la référence de la commande et de la garantie, puis de solliciter sans frais le remplacement, la réparation ou un avoir. Adressé de préférence en recommandé avec accusé de réception, il formalise la demande, fixe un délai de prise en charge et constitue une preuve écrite en cas de désaccord ultérieur avec le fournisseur.
Ce modèle s'adresse à toute entreprise (artisan, commerçant, société, association) souhaitant demander à l'un de ses fournisseurs la prise en charge d'un produit ou matériel défectueux au titre de la garantie applicable, qu'il s'agisse d'un remplacement, d'une réparation ou d'un avoir.
Pensez à remplacer chaque mention entre crochets par vos informations réelles : raison sociale, coordonnées du fournisseur, numéro de commande, références du produit et nature exacte du défaut, avant l'envoi.
Paris, le 25 juin 2026.
Objet : Demande de prise en charge au titre de la garantie - produit défectueux [désignation du produit], commande n° [numéro de commande]
Madame, Monsieur,
Notre société [raison sociale] a commandé auprès de vos services le produit suivant : [désignation du produit], référence [référence], numéro de série / de lot [numéro de série / de lot], livré le [date de livraison] dans le cadre de la commande n° [numéro de commande] et de la facture n° [numéro de facture] du [date d'achat / de facture].
Nous constatons aujourd'hui que ce matériel présente un défaut affectant son bon fonctionnement : [nature précise du défaut], rendant son utilisation impossible ou fortement dégradée dans nos conditions normales d'exploitation.
Nous tenons à préciser que ce produit a été installé et utilisé conformément à vos préconisations ainsi qu'aux notices et consignes fournies, sans modification ni usage anormal de notre part, le défaut constaté ne relevant donc ni d'une usure normale ni d'une mauvaise manipulation.
Ce produit étant couvert par la garantie [durée / référence de la garantie] que vous avez consentie au titre de nos conditions contractuelles, nous vous demandons d'en assurer la prise en charge complète et sans frais pour notre entreprise.
Nous sollicitons à titre principal le remplacement du produit défectueux par un matériel identique en parfait état de fonctionnement et, à défaut, sa réparation dans les meilleurs délais ou l'émission d'un avoir d'un montant équivalent à [montant].
Vous trouverez ci-joint les pièces justificatives de notre demande (bon de commande, bon de livraison, facture et photographies du défaut), et nous vous remercions de bien vouloir nous indiquer les modalités de prise en charge dans un délai de [délai, par exemple quinze jours] à compter de la réception de la présente.
Dans l'attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour tout complément d'information ou pour organiser, le cas échéant, l'enlèvement du matériel. Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
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