Lettre de réclamation à un fournisseur
Mis à jour le 19/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Une commande arrive avec des articles manquants, un produit défectueux ou un modèle qui ne correspond pas au bon de commande : la lettre de réclamation à un fournisseur formalise votre mécontentement et engage la recherche d'une solution. Écrite dès le constat du problème, elle pose une trace écrite datée, rappelle vos références de commande et précise ce que vous attendez (échange, remboursement, avoir ou geste commercial). Ce modèle vous aide à rédiger une réclamation claire, ferme et professionnelle, prête à adapter à votre situation.
Vous êtes confronté à un problème avec un fournisseur et vous souhaitez le résoudre rapidement ? La lettre de réclamation à un fournisseur vous permet de signaler par écrit un produit défectueux, une livraison incomplète ou tardive, un modèle non conforme à la commande ou toute autre anomalie liée à vos achats.
Pourquoi formaliser votre réclamation par écrit
Un appel ou un courriel rapide ne laisse souvent aucune trace exploitable. En rédigeant une lettre de réclamation, vous établissez un document daté qui prouve la date de votre demande et la nature du problème signalé. Cette trace écrite devient déterminante si le litige se prolonge ou si vous devez saisir un tiers. La lettre vous oblige aussi à clarifier vos attentes : remboursement, remplacement, avoir ou geste commercial.
Ce que doit contenir votre courrier
Une réclamation efficace rappelle les références du dossier (numéro de commande, numéro de facture, dates), décrit le problème de manière factuelle, s'appuie sur des pièces justificatives (facture, bon de livraison, photos) et formule une demande précise assortie d'un délai. Le ton reste courtois mais ferme : vous exposez un fait, vous rappelez vos droits et vous proposez une issue.
Un modèle prêt à personnaliser
Notre site met à votre disposition un modèle de lettre de réclamation à un fournisseur, à télécharger gratuitement aux formats Word et PDF. Adaptez-le facilement à votre situation, complétez les champs entre crochets et envoyez votre courrier en recommandé avec accusé de réception pour préserver vos droits en tant que client.
La lettre de réclamation à un fournisseur permet de signaler par écrit un problème (livraison non conforme, retard, produit défectueux) et de demander une solution précise dans un délai raisonnable, avant d'engager une mise en demeure si besoin.
Paris, le 26 juillet 2026.
Objet : Réclamation concernant la commande n°[Numéro de commande] (livraison non conforme)
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous écrire au sujet de la commande n°[Numéro de commande], passée le [Date de la commande] et facturée sous le n°[Numéro de facture], dont la livraison m'est parvenue le [Date de la livraison]. À la réception, j'ai constaté plusieurs anomalies qui m'amènent à formuler la présente réclamation.
En effet, à l'ouverture du colis, j'ai relevé que plusieurs articles ne correspondaient pas à ceux figurant sur mon bon de commande. Le produit [Référence du produit] m'a été livré en quantité insuffisante ([Quantité reçue] unités au lieu de [Quantité commandée]), et le modèle [Référence du modèle] ne correspond ni à la description de votre catalogue ni à la fiche technique que vous m'aviez communiquée.
Pour appuyer ma demande, je joins au présent courrier une copie de la facture et du bon de commande, ainsi que les photographies des produits reçus et le bon de livraison sur lequel ces réserves ont été portées à la réception.
Je vous demande donc de bien vouloir procéder à l'échange des articles non conformes, ou à la livraison des articles manquants, sous un délai de [Nombre de jours] jours. À défaut, je vous prie de procéder au remboursement des produits concernés, soit un montant de [Montant] euros, conformément aux conditions générales de vente que j'ai acceptées lors de ma commande.
Je tiens à souligner que ce désagrément perturbe sensiblement le bon déroulement de mon activité, et je compte sur votre réactivité pour régulariser cette situation rapidement et préserver la qualité de notre relation commerciale.
Dans l'attente de votre retour, je reste à votre entière disposition pour vous transmettre toute information ou pièce complémentaire qui vous serait utile pour traiter ce dossier.
Vous remerciant par avance de l'attention que vous porterez à ma demande, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Décrivez le problème avec précision : articles manquants, quantités erronées, modèle non conforme au catalogue, produit défectueux ou endommagé à la réception. Si vous avez réceptionné avec réserves sur le bon de livraison du transporteur, rappelez-le, c'est une preuve forte.
Joignez les pièces utiles : copie de la facture et du bon de commande, photos des produits reçus, bon de livraison signé avec réserves. Formulez une demande chiffrée et datée (remplacement sous tel délai, à défaut remboursement ou avoir).
Envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception et conservez une copie. En l'absence de réponse sous quinze jours, relancez par écrit. Si le litige persiste, rappelez les conditions générales de vente acceptées, puis envisagez une mise en demeure, le recours à un médiateur de la consommation (pour un achat de particulier) ou la juridiction commerciale compétente.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer cette lettre en recommandé avec accusé de réception ?
Cette démarche est-elle gratuite ?
Quel délai le fournisseur a-t-il pour répondre ?
Que faire si le fournisseur ne répond pas ou refuse de régler le litige ?
Quels documents joindre à la réclamation ?
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