Mail aux RH : Demande de duplicata de bulletin de paie
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Vous avez égaré un ou plusieurs bulletins de paie et il vous en faut une copie sans tarder ? Le duplicata se demande au service des ressources humaines de votre employeur, qui conserve l'historique de vos rémunérations. Ce mail vous permet de formuler une demande claire, datée et facile à traiter, qu'il s'agisse d'un dossier de prêt, d'une déclaration fiscale ou d'une prestation sociale. Le modèle ci-dessous va à l'essentiel et vous évite les allers-retours inutiles avec votre interlocuteur RH.
Vous avez égaré un de vos bulletins de paie et vous devez en obtenir un duplicata ? La demande de duplicata est une démarche courante, à effectuer auprès de votre service des ressources humaines ou de votre employeur. Ce mail vous permet de solliciter officiellement la réémission de ce document, en précisant les périodes concernées et vos références internes.
Pourquoi un duplicata de bulletin de paie est-il utile ?
Le bulletin de paie sert de justificatif pour de nombreuses démarches : déclaration de revenus, demande de prêt immobilier ou à la consommation, dossier de location, inscription à certaines prestations sociales ou constitution de droits à la retraite. En cas de perte ou de destruction de l'original, vous pouvez à tout moment en réclamer une copie. L'employeur est tenu de conserver un double des bulletins pendant une longue durée, ce qui vous permet d'obtenir même des documents anciens.
Comment formuler votre demande ?
Indiquez clairement le ou les mois souhaités, l'année, votre numéro de matricule et le service auquel vous êtes rattaché. Précisez aussi le format attendu, copie électronique ou courrier postal. Notre modèle, téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF, se personnalise en quelques minutes selon votre situation avant l'envoi. Si vous restez sans réponse, une relance écrite puis un recommandé avec accusé de réception permettent généralement de débloquer la situation.
Pour obtenir un duplicata de bulletin de paie, il suffit d'adresser une demande écrite au service RH de son employeur en précisant son identité, son poste et le mois concerné, l'employeur devant fournir gratuitement cette copie qu'il est tenu de conserver au moins cinq ans.
Paris, le 2 août 2026.
Objet : Demande de duplicata de bulletin(s) de paie
Madame, Monsieur,
Salarié(e) de l'entreprise [Nom de l'entreprise] au sein du service [Nom du service], je me permets de vous solliciter afin d'obtenir un duplicata de mon bulletin de paie correspondant au mois de [mois] de l'année [année]. Malgré mes recherches, je n'ai pas retrouvé l'original de ce document et me trouve dans l'impossibilité de le présenter.
Ce justificatif m'est aujourd'hui nécessaire pour [motif : constitution d'un dossier de prêt, déclaration de revenus, demande de logement...], démarche pour laquelle une copie conforme de mon bulletin de salaire m'est demandée. Je vous saurais gré de bien vouloir m'en délivrer un exemplaire dans les meilleurs délais.
Afin de faciliter la recherche dans vos services, je vous précise les éléments suivants : je suis employé(e) sous le numéro de matricule [numéro de matricule], en qualité de [intitulé du poste], depuis le [date d'entrée]. Si plusieurs bulletins sont concernés, ils correspondent aux périodes suivantes : [liste des mois et années].
Le format qui me conviendrait le mieux serait une copie au format électronique (PDF), transmise à l'adresse [votre adresse e-mail]. Si cela vous est plus simple, un envoi par courrier à mon domicile, [adresse postale], me conviendra tout à fait.
Je me tiens naturellement à votre disposition pour vous communiquer tout renseignement ou document complémentaire qui vous serait utile, et vous remercie par avance de l'attention que vous porterez à ma demande.
Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Précisez toujours les mois et les années concernés, votre numéro de matricule et le service auquel vous êtes ou étiez rattaché. Ces trois informations accélèrent nettement la recherche dans le logiciel de paie.
L'employeur doit conserver un double des bulletins pendant cinquante ans (ou jusqu'aux 75 ans du salarié), ce qui couvre la quasi-totalité des demandes. Vous pouvez donc réclamer des bulletins anciens sans crainte.
Indiquez le format souhaité : copie électronique au format PDF, généralement la plus rapide, ou copie papier par courrier. Un duplicata reste gratuit ; un employeur ne peut pas vous le facturer.
En cas d'absence de réponse, relancez par écrit après une dizaine de jours, puis adressez si nécessaire un courrier recommandé avec accusé de réception. À défaut, vous pouvez saisir l'inspection du travail ou le conseil de prud'hommes, la remise du bulletin de paie étant une obligation légale de l'employeur.
Questions fréquentes
Le duplicata de bulletin de paie est-il gratuit ?
Faut-il s'adresser directement au service RH ?
Quel délai pour recevoir le duplicata ?
Que faire si l'ancien employeur refuse ou a disparu ?
Pendant combien de temps l'employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?
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