Mail aux RH : Transmission d'un justificatif de domicile
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Lorsque vous déménagez ou que votre service des ressources humaines vous le demande, transmettre un justificatif de domicile à jour devient une formalité incontournable. Ce courrier accompagne la pièce envoyée, en précise l'objet et facilite son rattachement à votre dossier salarié. Bien rédigé, il évite les allers-retours et permet une mise à jour rapide de vos coordonnées par l'employeur.
Vous avez besoin de transmettre un justificatif de domicile à votre service des ressources humaines ? La situation est fréquente : elle survient après un déménagement, lors de l'actualisation annuelle de vos données ou à la demande de l'employeur pour vérifier une adresse. Ce courrier électronique formalise l'envoi et garantit que la pièce sera correctement rattachée à votre dossier salarié.
Pourquoi tenir son adresse à jour auprès des RH
Une adresse exacte conditionne la bonne réception de vos bulletins de salaire papier, de vos attestations, de vos convocations et de tout courrier officiel de l'entreprise. Elle a aussi une incidence administrative et fiscale, et sert parfois à l'organisation de certains services internes ou au rattachement à un site géographique. Maintenir vos coordonnées exactes évite les retours de courrier et les retards de traitement.
Ce que doit contenir votre envoi
Indiquez vos nom, prénom et numéro de matricule, précisez l'objet de la transmission et joignez un justificatif de moins de trois mois (facture d'énergie, quittance de loyer, avis d'imposition ou attestation d'assurance habitation). Demandez un accusé de réception et conservez une copie. Notre modèle gratuit, disponible aux formats Word et PDF, vous permet d'adapter rapidement le message à votre situation avant de l'adresser à votre département des ressources humaines.
Ce mail sert à transmettre au service des ressources humaines un justificatif de domicile récent (facture, quittance de loyer, avis d'imposition) en pièce jointe, le plus souvent pour mettre à jour son adresse ou permettre le calcul d'indemnités de transport.
Paris, le 26 juillet 2026.
Objet : Transmission de mon justificatif de domicile
Madame, Monsieur,
Salarié(e) au sein de votre entreprise sous le matricule [numéro de matricule], je me permets de vous adresser ce message afin d'actualiser les informations figurant dans mon dossier personnel, à la suite de [mon changement d'adresse / votre demande de mise à jour].
Vous trouverez ci-joint une copie d'un justificatif de domicile récent, daté du [date du document], qui atteste de ma résidence à l'adresse suivante : [nouvelle adresse complète]. Ce document remplace les coordonnées précédemment enregistrées sous mon nom.
Il s'agit d'une [facture d'électricité / quittance de loyer / attestation d'assurance habitation] de moins de trois mois, sur laquelle figurent clairement mon nom et mon adresse actuelle, conformément aux pièces habituellement admises par votre service.
Je vous remercie de bien vouloir procéder à la mise à jour de mes coordonnées dans vos registres et de me confirmer la bonne prise en compte de ce changement, afin que toute correspondance future me parvienne à la bonne adresse.
Si une pièce complémentaire vous était nécessaire, par exemple une attestation d'hébergement, une seconde facture ou une copie de ma pièce d'identité, je vous la ferai parvenir sans délai dès réception de votre demande.
Je reste naturellement à votre disposition pour tout renseignement relatif à ce document comme à l'ensemble de mon dossier, et vous remercie par avance de l'attention que vous accorderez à cette transmission.
Dans l'attente de la confirmation de cette mise à jour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Joignez un justificatif récent, en règle générale de moins de trois mois : facture d'électricité, de gaz, d'eau, d'internet, quittance de loyer, avis de taxe d'habitation ou attestation d'assurance habitation. Vérifiez que l'adresse et votre nom y figurent lisiblement. Si le logement n'est pas à votre nom, ajoutez une attestation d'hébergement et une pièce d'identité de l'hébergeant.
Envoyez de préférence un fichier PDF, plus stable qu'une photo, et nommez-le de façon explicite (par exemple « justificatif-domicile-NOM.pdf »). Pour les données sensibles, masquez les informations inutiles (numéro de compte, consommation détaillée) avant l'envoi.
Demandez un accusé de réception et conservez une copie de votre message et de la pièce. Si vous restez sans réponse au bout d'une semaine, relancez poliment. En cas de changement d'adresse, signalez-le aussi à la mutuelle et à la caisse de retraite via l'employeur si une démarche groupée est prévue.
Questions fréquentes
À qui adresser ce mail au sein de l'entreprise ?
Un salarié est-il obligé de fournir un justificatif de domicile à son employeur ?
Quels documents sont acceptés comme justificatif de domicile ?
Que faire si les RH jugent le document trop ancien ou le refusent ?
Faut-il signaler tout changement d'adresse aux RH ?
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