Mail aux RH : Demande de copie de mon contrat de travail
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Vous avez besoin d'une copie de votre contrat de travail et vous ne savez pas comment la demander sans froisser votre employeur ? L'exemplaire que vous avez signé vous appartient, et le service des ressources humaines est tenu de pouvoir vous le redonner. Un simple e-mail bien tourné suffit en général à l'obtenir rapidement. Ce modèle vous aide à formuler une demande claire, polie et sans ambiguïté, que vous récupériez le document pour un dossier de prêt, un rendez-vous chez un avocat ou un classement personnel.
Avez-vous égaré votre contrat de travail, ou souhaitez-vous simplement en garder une version numérique pour vos dossiers personnels ? Demander une copie de son contrat de travail est une démarche courante, que ce soit pour vérifier une clause, monter un dossier de prêt immobilier ou préparer une consultation juridique. Dans ces situations, un e-mail adressé aux ressources humaines reste le moyen le plus simple et le plus rapide.
À quoi sert cette demande
Le contrat de travail formalise votre relation avec l'employeur : intitulé du poste, classification, rémunération, durée du travail, lieu d'exécution et conditions particulières. En conserver une copie à jour vous permet de vous y référer à tout moment, notamment en cas de désaccord sur vos conditions d'emploi. L'exemplaire que vous avez signé vous appartient, et l'entreprise doit pouvoir vous le restituer sur simple demande.
Comment formuler votre e-mail
Une demande officielle auprès du service des ressources humaines gagne à être brève et précise : rappelez votre identité et votre poste, indiquez le document souhaité ainsi que les avenants éventuels, et précisez le format attendu. Pour gagner du temps, vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF, puis l'adapter à votre situation avant de l'envoyer. Si votre demande reste sans réponse, une relance écrite, puis un courrier recommandé avec accusé de réception, viennent appuyer votre démarche.
Un salarié peut demander par écrit au service RH une copie de son contrat de travail et de ses avenants ; l'employeur doit la lui remettre gratuitement, en principe dans un délai maximal d'un mois.
Paris, le 26 juillet 2026.
Objet : Demande de copie de mon contrat de travail
Madame, Monsieur,
Salarié(e) de votre entreprise depuis le [date d'embauche] au poste de [intitulé du poste], rattaché(e) au service [nom du service], je me permets de vous solliciter au sujet de mon dossier administratif. Mon numéro de matricule est le [matricule], si cette référence vous est utile pour retrouver rapidement mes éléments dans vos fichiers du personnel.
Je souhaiterais en effet obtenir une copie de mon contrat de travail. Ce document me sera utile pour [motif : constitution d'un dossier de prêt, démarche administrative, archivage personnel], et il est prudent d'en conserver un exemplaire à jour, afin de pouvoir m'y reporter à tout moment en cas de question sur mes conditions d'emploi ou ma rémunération.
Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me transmettre ce contrat, ainsi que les éventuels avenants signés depuis mon embauche, de préférence par voie électronique à l'adresse suivante : [votre adresse e-mail]. Une version numérique me conviendrait parfaitement et faciliterait son archivage, sans mobiliser inutilement vos services.
Si la transmission numérique n'était pas envisageable, je me tiens bien entendu disponible pour récupérer un exemplaire papier directement auprès de vos services, au moment qui vous arrangera. N'hésitez pas à m'indiquer les modalités que vous jugerez les plus pratiques, ainsi que le délai dans lequel je peux espérer recevoir ce document.
Je vous remercie par avance pour l'attention portée à ma demande et pour votre diligence à la traiter. Je reste naturellement à votre disposition pour vous communiquer toute information complémentaire qui vous serait nécessaire, et je vous confirme par la présente que cette copie est destinée à un usage strictement personnel.
Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Vous n'avez pas à justifier le motif de votre demande : l'exemplaire signé du contrat vous revient de droit. Précisez seulement le format souhaité (copie numérique par e-mail ou exemplaire papier) et l'adresse à laquelle vous voulez le recevoir.
Pensez aussi à demander les éventuels avenants signés depuis l'embauche (changement de poste, de rémunération, de durée du travail), car ils complètent le contrat initial et sont parfois exigés au même titre.
Un e-mail simple suffit dans la plupart des cas. Si vous restez sans réponse au bout d'une à deux semaines, relancez par écrit. En cas de silence persistant, un courrier recommandé avec accusé de réception donne une date certaine à votre demande et constitue une preuve utile si un litige survenait.
Conservez ensuite le document reçu dans un dossier sûr, idéalement en version papier et numérique, pour ne plus avoir à refaire cette démarche.
Questions fréquentes
À qui adresser cette demande de copie du contrat de travail ?
L'employeur est-il obligé de fournir une copie du contrat ?
Cette demande est-elle gratuite ?
Dans quel délai l'employeur doit-il répondre ?
Que faire si l'employeur refuse ou ne répond pas ?
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