Convocation du bureau d'une association
Mis à jour le 16/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Le bureau d'une association réunit ses membres élus (président, trésorier, secrétaire et leurs adjoints) pour gérer le quotidien et préparer les décisions soumises au conseil d'administration. Avant chaque réunion, une convocation écrite informe chacun de la date, de l'heure, du lieu et des points à débattre. Ce courrier officialise la rencontre, respecte les règles fixées par les statuts et permet à chaque membre de connaître l'ordre du jour à l'avance. Ce modèle vous aide à convoquer les membres du bureau de façon claire et à préparer une séance utile.
Dans la vie d'une association, le bureau se réunit régulièrement pour gérer les affaires courantes, suivre les finances et préparer les décisions qui seront ensuite présentées au conseil d'administration ou à l'assemblée générale. Pour que chacun puisse y participer, une convocation écrite reste la méthode la plus sûre. Elle prévient officiellement chaque membre de la date, de l'heure et du lieu de la réunion, et détaille l'ordre du jour à traiter.
À quoi sert cette lettre de convocation ?
Cette lettre formalise la rencontre et fixe le cadre des échanges. En annonçant les sujets à l'avance, elle laisse à chaque membre le temps de réfléchir, de relire les documents et de préparer ses observations. Elle assure aussi la transparence interne et constitue une preuve écrite que tout le monde a bien été informé, ce qui protège la validité des décisions prises.
Ce qu'il faut indiquer
Une convocation efficace mentionne le destinataire, la date, l'heure de début, le lieu précis (ou le lien de connexion en cas de réunion à distance), l'ordre du jour point par point, et une demande de confirmation de présence. Pensez à vous référer aux statuts pour respecter le délai d'envoi et, le cas échéant, le quorum nécessaire à la tenue valable de la séance.
Télécharger le modèle
Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF. Le format Word vous permet d'adapter librement le texte aux besoins de votre association : nom de la structure, intitulé des points à l'ordre du jour, modalités pratiques. Personnalisez-le, puis transmettez-le à chaque membre du bureau dans le délai prévu par vos statuts.
Paris, le 25 juin 2026.
Objet : Convocation à la réunion du bureau de l'association [nom de l'association]
Madame, Monsieur,
En votre qualité de membre du bureau de l'association [nom de l'association], vous êtes convié(e) à la prochaine réunion qui se tiendra le [date] à [heure], à l'adresse suivante : [lieu] (ou par visioconférence via le lien [lien de connexion]).
Cette réunion portera sur la gestion des affaires courantes de l'association, l'examen des propositions formulées par les membres et les décisions à prendre pour le bon déroulement de nos activités.
L'ordre du jour est le suivant : approbation du procès-verbal de la précédente réunion ; bilan des activités récentes ; présentation des projets à venir ; point sur la situation financière ; questions diverses.
Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la préparation de cette séance, notamment [procès-verbal précédent, comptes, devis ou autres pièces utiles].
Je vous remercie de bien vouloir confirmer votre présence avant le [date limite de confirmation], afin de vérifier le quorum et d'organiser au mieux nos échanges. En cas d'empêchement, je vous invite à me le signaler dans le même délai.
Comptant sur votre participation, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Adressez la convocation à chaque membre du bureau nommément. Indiquez sans ambiguïté la date, l'heure de début, le lieu exact (ou le lien de visioconférence) et l'ordre du jour complet. Un point non inscrit à l'ordre du jour ne pourra normalement pas faire l'objet d'une décision valable, sauf accord de tous les présents.
Joignez les documents utiles au débat : procès-verbal de la dernière réunion à approuver, comptes, devis ou projets de délibération. Les membres préparent ainsi leurs questions à l'avance et la séance s'en trouve plus efficace.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite. Cela vous permet de vérifier le quorum éventuellement exigé par les statuts. En cas d'absences trop nombreuses, mieux vaut reporter que de prendre des décisions fragiles.
Gardez une trace de l'envoi. Un courriel avec accusé de réception, ou une lettre remise en main propre contre signature, suffit à prouver que chacun a bien été convoqué si un litige survient plus tard.
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