Convocation du bureau d'une association
Mis à jour le 30/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Le bureau d'une association réunit ses membres élus (président, trésorier, secrétaire et leurs adjoints) pour gérer le quotidien et préparer les décisions soumises au conseil d'administration. Avant chaque réunion, une convocation écrite informe chacun de la date, de l'heure, du lieu et des points à débattre. Ce courrier officialise la rencontre, respecte les règles fixées par les statuts et permet à chaque membre de connaître l'ordre du jour à l'avance. Ce modèle vous aide à convoquer les membres du bureau de façon claire et à préparer une séance utile.
Dans la vie d'une association, le bureau se réunit régulièrement pour gérer les affaires courantes, suivre les finances et préparer les décisions qui seront ensuite présentées au conseil d'administration ou à l'assemblée générale. Pour que chacun puisse y participer, une convocation écrite reste la méthode la plus sûre. Elle prévient officiellement chaque membre de la date, de l'heure et du lieu de la réunion, et détaille l'ordre du jour à traiter.
À quoi sert cette lettre de convocation ?
Cette lettre formalise la rencontre et fixe le cadre des échanges. En annonçant les sujets à l'avance, elle laisse à chaque membre le temps de réfléchir, de relire les documents et de préparer ses observations. Elle assure aussi la transparence interne et constitue une preuve écrite que tout le monde a bien été informé, ce qui protège la validité des décisions prises.
Ce qu'il faut indiquer
Une convocation efficace mentionne le destinataire, la date, l'heure de début, le lieu précis (ou le lien de connexion en cas de réunion à distance), l'ordre du jour point par point, et une demande de confirmation de présence. Pensez à vous référer aux statuts pour respecter le délai d'envoi et, le cas échéant, le quorum nécessaire à la tenue valable de la séance.
Télécharger le modèle
Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF. Le format Word vous permet d'adapter librement le texte aux besoins de votre association : nom de la structure, intitulé des points à l'ordre du jour, modalités pratiques. Personnalisez-le, puis transmettez-le à chaque membre du bureau dans le délai prévu par vos statuts.
Le bureau d'une association est convoqué par son président, selon les modalités prévues par les statuts : délai, mode d'envoi et ordre du jour. Cette convocation permet à chaque membre de s'organiser avant la réunion.
Paris, le 10 août 2026.
Objet : Convocation à la réunion du bureau de l'association [nom de l'association]
Madame, Monsieur,
En votre qualité de membre du bureau de l'association [nom de l'association], vous êtes convié(e) à la prochaine réunion, qui se tiendra le [date] à [heure], à l'adresse suivante : [lieu] (ou par visioconférence via le lien [lien de connexion]).
Cette séance est consacrée à la gestion des affaires courantes, à l'examen des propositions formulées par les membres et aux décisions à prendre pour le bon déroulement de nos activités. Votre présence est importante, car plusieurs points appellent un vote du bureau.
L'ordre du jour est le suivant : approbation du procès-verbal de la précédente réunion ; bilan des activités récentes ; présentation des projets à venir ; point sur la situation financière ; questions diverses. Seuls les points inscrits ci-dessus pourront donner lieu à une décision, sauf accord unanime des membres présents.
Vous trouverez ci-joint les documents nécessaires à la préparation de cette séance, notamment [procès-verbal précédent, comptes, devis ou autres pièces utiles]. Je vous invite à en prendre connaissance avant la réunion, afin que nos échanges restent clairs et constructifs.
Je vous remercie de bien vouloir confirmer votre présence avant le [date limite de confirmation], afin que je puisse vérifier le quorum éventuellement requis par nos statuts et organiser au mieux la réunion. En cas d'empêchement, merci de me le signaler dans le même délai, en précisant si vous souhaitez donner pouvoir à un autre membre du bureau.
Si vous souhaitez qu'un sujet supplémentaire soit porté à l'ordre du jour, faites-m'en part avant le [date limite d'ajout], afin qu'il puisse être étudié dans de bonnes conditions et soumis, si besoin, au vote du bureau. Cette convocation vous est adressée dans le respect du délai prévu par nos statuts.
Comptant sur votre participation, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Adressez la convocation à chaque membre du bureau nommément. Indiquez sans ambiguïté la date, l'heure de début, le lieu exact (ou le lien de visioconférence) et l'ordre du jour complet. Un point non inscrit à l'ordre du jour ne pourra normalement pas faire l'objet d'une décision valable, sauf accord de tous les présents.
Joignez les documents utiles au débat : procès-verbal de la dernière réunion à approuver, comptes, devis ou projets de délibération. Les membres préparent ainsi leurs questions à l'avance et la séance s'en trouve plus efficace.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite. Cela vous permet de vérifier le quorum éventuellement exigé par les statuts. En cas d'absences trop nombreuses, mieux vaut reporter que de prendre des décisions fragiles.
Gardez une trace de l'envoi. Un courriel avec accusé de réception, ou une lettre remise en main propre contre signature, suffit à prouver que chacun a bien été convoqué si un litige survient plus tard.
Questions fréquentes
Qui a le pouvoir de convoquer le bureau d'une association ?
Quel délai respecter pour envoyer la convocation au bureau ?
Sous quelle forme envoyer la convocation, courrier ou email ?
La convocation doit elle mentionner l'ordre du jour de la réunion ?
Que faire si le président refuse de convoquer le bureau ?
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