Invitation à une réunion d'association
Mis à jour le 02/07/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Convoquer les membres d'une association à une réunion ne s'improvise pas, surtout quand des votes sont prévus. Ce modèle de lettre d'invitation vous permet de convier vos adhérents à une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire en indiquant tout ce qu'ils doivent savoir : date, heure, lieu, ordre du jour, documents joints et modalités de représentation. Une convocation complète, envoyée dans les délais prévus par vos statuts, facilite la participation de chacun et met les délibérations à l'abri d'une contestation ultérieure.
Vous êtes responsable d'une association et vous devez organiser une réunion ? Qu'il s'agisse de l'assemblée générale annuelle ou d'une réunion extraordinaire, la convocation des membres obéit à des règles précises, fixées avant tout par vos statuts. Ce modèle de lettre d'invitation à une réunion d'association vous aide à convier l'ensemble de vos adhérents dans les formes attendues, pour examiner les sujets à l'ordre du jour et prendre des décisions collectives valables.
Que doit contenir une convocation d'association ?
Une invitation efficace précise la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour complet de la réunion. Ces mentions conditionnent la validité des délibérations : une décision votée sur un point absent de l'ordre du jour peut être contestée par un membre. Joindre un pouvoir de représentation et les documents soumis au vote (rapport d'activité, comptes, projet de résolutions) permet aussi aux absents de se prononcer en connaissance de cause.
Assemblée annuelle ou réunion extraordinaire ?
L'assemblée générale ordinaire revient chaque année pour approuver les comptes, présenter le bilan d'activité et renouveler les instances dirigeantes. La réunion extraordinaire est convoquée pour un motif particulier : modification des statuts, décision urgente, dissolution. Dans une association régie par la loi du 1er juillet 1901, ce sont les statuts qui fixent les délais de convocation, le quorum et les règles de majorité ; relisez-les avant chaque envoi.
Téléchargement gratuit
Nous mettons ce modèle de lettre à votre disposition en téléchargement gratuit, aux formats Word et PDF. Personnalisez-le selon les besoins de votre association : vous gagnerez du temps à chaque nouvelle convocation.
Une invitation à une réunion d'association informe les membres de la date, du lieu et de l'ordre du jour d'une prochaine rencontre. Elle doit être envoyée suffisamment à l'avance, en respectant les délais prévus par les statuts de l'association.
Paris, le 6 juillet 2026.
Objet : Invitation à l'assemblée générale de l'association [Nom de l'association]
Chères adhérentes, chers adhérents,
Au nom du conseil d'administration, nous avons le plaisir de vous convier à l'assemblée générale [ordinaire ou extraordinaire] de l'association [Nom de l'association], qui se tiendra le [Date] à [Heure], à l'adresse suivante : [Adresse complète du lieu de réunion]. L'accueil des participants débutera à [Heure d'accueil], afin de procéder à l'émargement avant l'ouverture de la séance.
Cette réunion sera l'occasion de dresser le bilan de l'année écoulée, de présenter les projets qui nous attendent et de procéder aux votes prévus par nos statuts. Votre présence compte : un quorum de [nombre ou proportion de membres] est requis pour que l'assemblée puisse valablement délibérer.
L'ordre du jour est le suivant : présentation du rapport moral et du bilan d'activité de l'exercice [Année], présentation du rapport financier et approbation des comptes, fixation du montant de la cotisation pour l'exercice à venir, élection des membres du conseil d'administration, présentation des projets [Projets à présenter], puis questions diverses. Aucune décision ne pourra être soumise au vote sur un point ne figurant pas à cet ordre du jour.
Vous trouverez joints à la présente les documents soumis à votre examen (rapport d'activité, comptes de l'exercice, projet de résolutions) ainsi qu'un formulaire de pouvoir. Si vous ne pouvez pas assister à la réunion, complétez-le et remettez-le à l'adhérent de votre choix, dans la limite de [Nombre] pouvoirs par membre présent, conformément à nos statuts.
Nous vous remercions de bien vouloir confirmer votre présence avant le [Date limite], par retour de courrier, par e-mail à [Adresse e-mail] ou auprès du secrétariat au [Numéro de téléphone]. Cette confirmation nous permettra d'organiser la salle et de nous assurer que le quorum sera atteint.
Nous restons à votre disposition pour toute question sur les points inscrits à l'ordre du jour ou sur les modalités de vote. Les décisions prises lors de cette assemblée engageront notre association pour l'année à venir ; nous comptons sur votre participation, en personne ou par pouvoir.
Nous vous prions d'agréer, chères adhérentes, chers adhérents, l'expression de nos salutations les plus cordiales.
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A savoir
Indiquez sans ambiguïté la date, l'heure, le lieu exact et l'ordre du jour complet. Une assemblée ne peut en principe délibérer que sur les points inscrits à l'ordre du jour : si une élection, une modification des statuts ou une dissolution est prévue, écrivez-le noir sur blanc.
Joignez les documents nécessaires au vote : rapport d'activité, rapport financier, comptes de l'exercice, projet de résolutions, ainsi qu'un formulaire de pouvoir pour les membres qui souhaitent se faire représenter. Rappelez au passage les règles de quorum et de majorité applicables dans votre association.
Demandez une confirmation de présence avant une date limite : vous anticiperez le quorum et l'organisation matérielle. Conservez enfin une preuve de l'envoi (liste des destinataires, accusés de réception, envoi recommandé si les statuts l'exigent) : c'est elle qui vous protégera si un membre conteste plus tard la régularité de la convocation. Pour une réunion extraordinaire, précisez toujours le motif qui la justifie.
Questions fréquentes
Qui peut envoyer une invitation à une réunion d'association ?
Quel délai respecter avant d'envoyer l'invitation ?
Quelles informations doit contenir l'invitation à une réunion d'association ?
Faut-il envoyer l'invitation par courrier recommandé ?
Les décisions prises lors d'une réunion peuvent-elles être annulées si la convocation était irrégulière ?
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