Demande de remboursement de frais pour le compte d'une association
Mis à jour le 23/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Quand on est bénévole, on avance souvent de l'argent sans trop y penser : un plein d'essence pour se rendre à une réunion, des fournitures pour un événement, un repas pris sur le terrain. Ces dépenses faites pour l'association peuvent vous être remboursées, à condition d'en faire la demande dans les règles et de présenter vos justificatifs. Cette lettre formalise votre demande auprès des responsables, récapitule les frais engagés et joint les preuves de paiement. Elle clarifie les choses pour la trésorerie et accélère le versement.
Au sein d'une association, les bénévoles engagent régulièrement des dépenses personnelles pour faire vivre les projets : frais de déplacement, achats de matériel, fournitures, frais de réception ou démarches administratives. Ces sommes, avancées de bonne foi, peuvent donner lieu à un remboursement dès lors que les dépenses ont été réalisées dans l'intérêt de l'association et qu'elles sont justifiées par des pièces probantes.
Pourquoi formaliser sa demande par écrit
Une demande écrite protège les deux parties. Pour le bénévole, elle apporte la preuve qu'il a bien engagé des frais pour le compte de la structure. Pour l'association, elle constitue une pièce comptable indispensable : c'est ce document, accompagné des justificatifs, qui permet d'enregistrer la dépense et, le cas échéant, de la déduire dans les comptes annuels. Une lettre claire et détaillée facilite le travail du trésorier et accélère le versement.
Ce que doit contenir le courrier
Votre demande doit récapituler chaque dépense de façon précise : la date et le lieu, la nature du frais, puis le montant. Indiquez le total réclamé, la période concernée et le mode de remboursement souhaité. N'oubliez jamais de joindre les justificatifs (factures, tickets, billets) sans lesquels aucun remboursement ne peut être effectué. À noter : un bénévole peut aussi choisir de renoncer au remboursement et de transformer ces frais en don à l'association, ce qui lui ouvre droit, sous conditions, à une réduction d'impôt grâce à un reçu fiscal.
Téléchargez gratuitement notre modèle de lettre de demande de remboursement de frais pour le compte d'une association au format Word ou PDF. Personnalisable en quelques minutes, il vous aide à présenter une demande complète et justifiée, et à conserver une trace écrite de votre démarche.
Pour obtenir le remboursement de frais avancés pour le compte d'une association, le membre ou bénévole adresse une demande écrite au responsable ou au trésorier, accompagnée de tous les justificatifs (factures, tickets, notes de kilométrage), en précisant la nature et l'objet de chaque dépense engagée.
Paris, le 25 juin 2026.
Objet : Demande de remboursement de frais engagés pour le compte de l'association [nom de l'association]
Madame, Monsieur,
Bénévole au sein de l'association [nom de l'association], j'ai réglé sur mes fonds personnels plusieurs dépenses dans le cadre des missions qui m'ont été confiées. Conformément à nos pratiques et à l'accord donné au préalable par [le bureau / la personne responsable], je vous prie de bien vouloir procéder à leur remboursement.
Ces dépenses couvrent la période du [date de début] au [date de fin] et représentent un montant total de [montant total] euros. Elles se décomposent comme suit : le [date], à [lieu], pour [nature de la dépense], soit [montant] euros ; le [date], à [lieu], pour [nature de la dépense], soit [montant] euros ; le [date], à [lieu], pour [nature de la dépense], soit [montant] euros. Le détail complet figure sur le tableau récapitulatif joint à la présente.
Chacune de ces dépenses a été engagée dans le strict intérêt de l'association et entrait pleinement dans le cadre de ma mission. Vous trouverez ci-joint l'ensemble des pièces justificatives correspondantes : factures, tickets de caisse, billets de transport et notes de carburant. Ces documents permettront, le cas échéant, l'enregistrement comptable de la dépense.
Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir effectuer ce remboursement par [virement / chèque] dans les meilleurs délais. Si vous optez pour le virement, mes coordonnées bancaires figurent sur le relevé d'identité bancaire joint au dossier.
Je me tiens naturellement à votre disposition pour vous apporter tout justificatif complémentaire ou toute précision sur les frais détaillés ci-dessus. Une copie de chaque pièce a été conservée dans mes dossiers personnels.
Je vous remercie par avance de l'attention portée à ma demande et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Modèles similaires
A savoir
Joignez systématiquement les pièces justificatives, originales ou copies lisibles : factures, tickets, billets de transport, notes de péage ou de carburant. Sans justificatif, l'association ne peut ni rembourser ni inscrire la dépense dans sa comptabilité. Conservez une copie de chaque pièce pour vos dossiers.
Vérifiez que les frais entraient bien dans votre mission et qu'ils avaient été acceptés en amont. Beaucoup d'associations fixent des plafonds (par exemple un barème kilométrique) ou demandent un accord préalable au-delà d'un certain montant. Relisez les statuts ou le règlement intérieur sur ce point avant d'envoyer.
Détaillez chaque dépense : date, lieu, nature et montant, puis indiquez le total. Un tableau clair évite les allers-retours. Précisez le mode de remboursement souhaité (virement, chèque) et vos coordonnées bancaires si besoin.
Sachez que vous pouvez aussi renoncer au remboursement et transformer ces frais en don : l'association vous remet alors un reçu fiscal ouvrant droit à une réduction d'impôt. Mentionnez ce choix dans votre courrier le cas échéant.
En cas de silence ou de refus, relancez par écrit, demandez le motif et, si rien n'avance, portez le sujet devant l'assemblée générale ou le conseil d'administration.
Questions fréquentes
Qui peut demander le remboursement de frais engagés pour une association ?
Quels justificatifs fournir pour une demande de remboursement de frais en association ?
Le remboursement de frais est-il obligatoire pour une association ?
Quel recours si l'association refuse de rembourser les frais ?
Les remboursements de frais sont-ils imposables pour le bénévole ?
Catégories et sous-catégories similaires
30.000 Citations célèbres
Besoin d’inspiration, d’une belle phrase pour accompagner un discours ou simplement d’une citation marquante à partager ?
Découvrez 30 000 Citations, un site dédié aux plus belles citations d’auteurs célèbres, d’écrivains, de philosophes et d’anonymes.
