Lettre de demande de remboursement de frais de déplacement
Mis à jour le 19/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Vous avez avancé des frais lors d'un déplacement professionnel (hôtel, repas, carburant, péage, billets de train) et vous attendez d'être remboursé par votre employeur. Cette lettre permet de réclamer ce remboursement de façon claire et tracée, en récapitulant les dépenses engagées et en joignant les justificatifs. Elle s'adresse au service comptable ou à votre responsable hiérarchique, et accélère le traitement de votre demande lorsque le remboursement tarde ou n'a pas été pris en compte.
Hôtel, frais kilométriques, carburant, repas, péage : un déplacement professionnel entraîne souvent des dépenses importantes que le salarié avance sur ses propres deniers. Le remboursement de ces sommes est un droit dès lors que les frais ont été engagés dans l'intérêt de l'entreprise et avec son accord.
À qui et comment adresser la demande
La demande se transmet généralement au service comptable, aux ressources humaines ou au responsable hiérarchique, selon l'organisation interne. Pour que le courrier soit traité sans délai, joignez l'ensemble des justificatifs de frais ainsi qu'un relevé d'identité bancaire. Indiquez clairement les dates, le lieu, le motif du déplacement et le montant total réclamé.
Que faire en cas de retard ou de refus
Si la demande reste sans réponse, une relance écrite puis un envoi en recommandé avec accusé de réception permettent de conserver une preuve. En cas de refus injustifié, le salarié peut se rapprocher des représentants du personnel ou saisir le conseil de prud'hommes. Ce modèle de demande de remboursement de frais professionnels peut être téléchargé aux formats PDF et Word.
Cette lettre permet à un salarié de demander formellement à son employeur le remboursement des frais de déplacement engagés dans le cadre de son activité professionnelle, justificatifs à l'appui (billets, factures, notes de frais).
Paris, le 14 août 2026.
Objet : Demande de remboursement de frais de déplacement professionnel
Madame, Monsieur,
J'occupe le poste de [indiquez la nature du poste] au sein du service [indiquez le service] de l'entreprise [Nom de l'entreprise], sous la responsabilité de [indiquez le nom et le prénom de votre supérieur hiérarchique].
Dans le cadre de mes fonctions, j'ai effectué un déplacement professionnel à [indiquez la ville ou la zone géographique] du [indiquez la date de début] au [indiquez la date de fin]. Ce déplacement, réalisé à la demande de [indiquez le nom et prénom], concernait [précisez la nature de la mission ou le compte client facturé].
À cette occasion, j'ai avancé sur mes deniers personnels plusieurs frais directement liés à cette mission : hébergement, repas, carburant, péages et titres de transport. Le détail figure sur la note de frais et les justificatifs que vous trouverez en pièces jointes.
Je sollicite donc le remboursement de l'ensemble de ces frais professionnels, dont le montant cumulé s'élève à [indiquez le montant total des frais] euros, conformément aux justificatifs transmis et au barème en vigueur dans l'entreprise.
Afin de faciliter le traitement de ma demande, je joins à ce courrier l'intégralité des factures et reçus correspondants, le récapitulatif des dépenses ainsi que mon relevé d'identité bancaire pour le versement.
Je vous remercie de bien vouloir procéder à ce remboursement dans les meilleurs délais et de m'adresser une confirmation de sa prise en compte. Je reste naturellement à votre disposition pour tout justificatif ou renseignement complémentaire que vous jugeriez utile.
Dans cette attente, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Joignez systématiquement tous les justificatifs, originaux ou numérisés : factures d'hôtel, tickets de restaurant, reçus de péage et de carburant, titres de transport. Sans justificatif, l'employeur peut refuser ou reporter le remboursement. Pour les trajets effectués avec votre véhicule personnel, indiquez le nombre de kilomètres et appliquez le barème kilométrique en vigueur.
Précisez le motif du déplacement, les dates, le montant total et joignez un relevé d'identité bancaire pour le versement. Conservez une copie de l'ensemble du dossier.
L'employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés dans son intérêt. En cas de silence prolongé, relancez par écrit, puis envoyez un courrier en recommandé avec accusé de réception. Si le refus persiste sans motif valable, vous pouvez saisir les représentants du personnel ou, en dernier recours, le conseil de prud'hommes.
Questions fréquentes
Qui doit rembourser les frais de déplacement professionnels ?
Quels justificatifs joindre à la demande de remboursement ?
Existe-t-il un délai légal pour que l'employeur rembourse ces frais ?
Que faire si l'employeur refuse ou tarde à rembourser ?
Sous quel délai peut-on réclamer un remboursement non versé ?
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