Convocation à l'assemblée générale de l'association
Mis à jour le 30/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
La convocation à l'assemblée générale est le courrier par lequel un dirigeant d'association (président, secrétaire ou membre du bureau) informe officiellement les adhérents de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Elle vaut aussi bien pour l'AG ordinaire annuelle que pour une AG extraordinaire. C'est une étape obligatoire : sans convocation régulière, les décisions et les votes pris ce jour-là peuvent être contestés par un membre. Ce modèle vous aide à rédiger un courrier clair, complet et conforme à vos statuts, pour une réunion bien préparée.
La convocation à l'assemblée générale est généralement adressée à l'ensemble des membres pour les informer de la date, de l'heure et du lieu de la réunion annuelle. Elle sert aussi à convoquer une assemblée générale extraordinaire, par exemple pour modifier les statuts, changer de bureau ou décider de la dissolution de l'association.
Pourquoi cette convocation est obligatoire
La régularité de la convocation conditionne la validité des décisions prises en assemblée. Si un adhérent n'a pas été convoqué dans les formes et les délais prévus par les statuts, il peut contester les votes. Le courrier doit donc respecter le délai statutaire, souvent de quinze jours, et utiliser le mode d'envoi accepté par l'association.
Ce que doit contenir le courrier
Pour permettre à chacun de se préparer, la convocation indique clairement la date, l'heure et le lieu, et présente l'ordre du jour détaillé. Seuls les points inscrits à cet ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote. Il est utile de rappeler que seuls les membres à jour de leur cotisation participent aux débats et aux décisions, et de joindre le bulletin de présence ainsi que le formulaire de pouvoir pour les membres empêchés.
Un modèle prêt à personnaliser
Ce modèle de lettre de convocation à l'assemblée générale est gratuit et téléchargeable aux formats Word et PDF. Vous l'adaptez en quelques minutes aux informations de votre association, à votre ordre du jour et à vos statuts, pour une réunion bien préparée et des décisions incontestables.
La convocation à l'assemblée générale d'une association informe les membres de la tenue d'une AG, de sa date, de son lieu et de son ordre du jour. Elle est généralement envoyée par le président, dans les délais prévus par les statuts, au minimum 15 jours avant la réunion.
Paris, le 4 juillet 2026.
Objet : Convocation à l'assemblée générale de l'association [nom de l'association]
Chers membres de l'association [nom de l'association],
Nous avons le plaisir de vous convier à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de notre association, qui se tiendra le [date] à [heure], au [lieu]. Cette réunion est un moment important de la vie associative : elle nous permet de dresser le bilan de l'année écoulée, de présenter les comptes et de décider ensemble des orientations à venir. Votre présence a toute son importance, car c'est en assemblée que se prennent les décisions qui engagent l'association.
L'ordre du jour de cette assemblée est le suivant :
[Point 1 : rapport moral et bilan des activités] [Point 2 : présentation et approbation des comptes de l'exercice] [Point 3 : budget prévisionnel et projets de l'année à venir] [Point 4 : renouvellement des membres du bureau] [Etc.]
Seuls les points inscrits ci-dessus seront soumis au vote. Nous vous rappelons que seuls les membres à jour de leur cotisation pourront prendre part aux débats et aux décisions. Si vous souhaitez voir aborder une question particulière, merci de nous la faire parvenir avant la réunion afin qu'elle puisse, le cas échéant, être étudiée par le bureau.
Les documents soumis à votre examen, notamment le rapport financier et le rapport d'activité, sont consultables [au siège de l'association / sur simple demande] avant la séance. Merci de confirmer votre présence à l'aide du bulletin ci-joint, à nous retourner avant le [date]. Si vous êtes empêché, vous pouvez donner pouvoir à un autre membre en utilisant le formulaire de procuration joint à ce courrier ; chaque membre présent ne peut toutefois détenir qu'un nombre limité de pouvoirs, conformément à nos statuts.
Nous comptons sur une large participation, car les décisions prises ce jour-là engageront l'ensemble de l'association. Si le quorum prévu par nos statuts n'était pas atteint, une seconde assemblée serait convoquée afin de pouvoir délibérer valablement.
Dans l'attente de vous retrouver nombreux le [date], nous vous prions d'agréer, chers membres, l'expression de nos salutations cordiales.
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A savoir
Indiquez précisément la date, l'heure et le lieu, et joignez toujours l'ordre du jour détaillé. Seuls les points inscrits à cet ordre du jour pourront être votés. Pour une AG qui approuve les comptes, mentionnez aussi les documents consultables : rapport moral, rapport financier et bilan.
Précisez qui peut voter. En général, seuls les membres à jour de leur cotisation participent aux décisions. Prévoyez le pouvoir pour les absents : joignez le formulaire de procuration et rappelez le nombre maximum de pouvoirs qu'un membre peut détenir si vos statuts le limitent.
Conservez une preuve d'envoi. Selon l'enjeu, l'envoi groupé ou le recommandé avec accusé de réception permet de démontrer que chaque adhérent a été informé. Gardez la liste des destinataires et la date d'envoi, utiles en cas de contestation.
Si une AG extraordinaire modifie les statuts ou décide d'une dissolution, vérifiez le quorum renforcé souvent exigé. S'il n'est pas atteint, prévoyez d'emblée la date d'une seconde convocation pour éviter de tout reporter.
Questions fréquentes
Qui est chargé d'envoyer la convocation à l'assemblée générale d'une association ?
Quel délai respecter pour envoyer la convocation ?
Quelles informations obligatoires doit contenir la convocation ?
Par quel moyen doit-on envoyer la convocation à l'assemblée générale ?
Un quorum est-il obligatoire pour que l'assemblée générale soit valable ?
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