Demande de devis auprès d'un hôtel : Réserver une salle de réunion, salle de conférence.
Mis à jour le 21/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Vous organisez un séminaire, une réunion d'équipe ou une conférence et vous cherchez une salle dans un hôtel ? La demande de devis écrite reste le meilleur moyen de comparer les offres et de garder une trace de vos échanges. Ce modèle vous aide à formuler une demande claire : nombre de participants, date, configuration de la salle, équipements souhaités et, éventuellement, un cocktail à l'issue de la rencontre. Vous obtenez ainsi une réponse précise sur les disponibilités, les tarifs et les conditions de réservation, sans engagement tant que rien n'est signé.
Organiser une réunion, une conférence ou un séminaire demande une salle adaptée et un cadre logistique maîtrisé. Réserver dans un hôtel présente un avantage pratique : restauration, hébergement éventuel des participants et matériel professionnel se trouvent souvent réunis au même endroit. Encore faut-il que votre demande de devis soit claire pour obtenir une réponse précise.
À quoi sert ce modèle de lettre
Ce modèle vous permet de formuler une demande de devis structurée auprès d'un hôtel. Vous y précisez vos besoins essentiels : capacité de la salle, configuration souhaitée, équipements audiovisuels, connexion Wi-Fi, et options comme l'organisation d'un cocktail ou de pauses café. L'établissement dispose ainsi de toutes les informations utiles pour vous proposer une offre chiffrée et adaptée à votre événement.
Ce que vous obtenez en retour
Une demande bien rédigée accélère la réponse de l'hôtel sur les disponibilités et les tarifs. Elle sert aussi de base aux échanges suivants pour affiner les détails logistiques : horaires, plan de salle, menu du cocktail, modalités de paiement et conditions d'annulation. Vous gardez ainsi la maîtrise de votre organisation et limitez les mauvaises surprises.
Téléchargement gratuit
Vous pouvez télécharger ce modèle gratuitement aux formats Word et PDF. Adaptez-le à votre événement, complétez les champs entre crochets, puis envoyez-le à l'établissement de votre choix.
Pour réserver une salle de réunion ou de conférence dans un hôtel, il est conseillé d'envoyer une demande de devis écrite en précisant la date, le nombre de participants, la configuration souhaitée et les équipements nécessaires. Le devis, généralement gratuit, détaille les tarifs HT et TTC ainsi que les conditions d'acompte et d'annulation.
Paris, le 30 juillet 2026.
Objet : Demande de devis pour la location d'une salle de réunion ou de conférence et l'organisation d'un cocktail
Madame, Monsieur,
Au nom de [Nom de la société / de l'organisation], nous préparons un événement professionnel et souhaitons solliciter votre établissement pour la location d'une salle de réunion ou de conférence. Cette rencontre réunira environ [Nombre] participants le [Date souhaitée], de [Heure de début] à [Heure de fin].
Nous recherchons un espace adapté à une configuration de type [type de configuration : théâtre, en U, classe], équipé d'un vidéoprojecteur, d'un écran, d'un système de sonorisation et d'un accès Wi-Fi de qualité. Pourriez-vous nous indiquer les salles disponibles à cette date, leur capacité d'accueil ainsi que les tarifs de mise à disposition correspondants ?
À l'issue de la réunion, nous souhaitons offrir un cocktail à nos participants. Nous vous remercions de bien vouloir nous communiquer vos différentes formules de restauration et les tarifs associés, le cas échéant pour [Nombre] personnes, en précisant les éventuelles options de pauses café ou de déjeuner servies sur place.
Nous vous saurions gré de détailler, dans votre devis, les conditions de réservation, le montant et l'échéance de l'acompte demandé ainsi que votre politique d'annulation. Merci également d'indiquer si la TVA est incluse et si des frais de service viennent s'ajouter au montant total.
Compte tenu de nos délais d'organisation, nous vous remercions de nous adresser votre proposition chiffrée avant le [Date limite souhaitée]. Cela nous permettra de comparer les offres et d'arrêter notre choix dans les meilleures conditions.
Nous restons à votre disposition pour tout complément d'information, une visite des lieux ou un échange téléphonique, et vous remercions par avance de l'attention portée à notre demande.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
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A savoir
Pour obtenir un devis exploitable, soyez précis dès le départ. Indiquez la date et l'horaire, le nombre de participants, la configuration voulue (théâtre, en U, classe), les équipements attendus (vidéoprojecteur, écran, sonorisation, micros, Wi-Fi) et les prestations annexes comme les pauses café, le déjeuner ou le cocktail. Plus votre demande est détaillée, plus le devis sera fiable et comparable d'un établissement à l'autre.
Demandez systématiquement le détail des tarifs ligne par ligne, les conditions de réservation, le montant et l'échéance de l'acompte, ainsi que la politique d'annulation. Vérifiez si la TVA est incluse et si des frais de service ou de mise à disposition s'ajoutent.
Lancez votre démarche plusieurs semaines à l'avance, davantage en haute saison ou pour un grand groupe. Sollicitez plusieurs établissements en parallèle pour faire jouer la concurrence. Sans réponse au bout de quelques jours, une relance par téléphone débloque souvent la situation. Tant qu'aucun acompte n'est versé et qu'aucun devis n'est signé, vous n'êtes engagé à rien.
Questions fréquentes
Quelles informations faut-il indiquer dans une demande de devis à un hôtel pour une salle de réunion ?
Le devis demandé à un hôtel pour une salle de conférence est-il gratuit ?
Faut-il verser un acompte pour confirmer la réservation d'une salle de réunion en hôtel ?
Que se passe-t-il si l'on doit annuler une réservation de salle de réunion en hôtel ?
Combien coûte en moyenne la location d'une salle de réunion dans un hôtel ?
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