Mail aux RH : Demande de congé exceptionnel (décès, mariage…)
Mis à jour le 20/06/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Un décès dans la famille, un mariage, la naissance d'un enfant : certains événements de la vie ouvrent droit à des jours d'absence prévus par le Code du travail ou la convention collective. Encore faut-il en informer son employeur dans les règles. Ce mail adressé aux ressources humaines permet de demander un congé exceptionnel de façon claire et respectueuse, en indiquant le motif, les dates et, si besoin, le justificatif que vous fournirez. Une demande bien formulée facilite l'accord et évite tout malentendu sur vos droits.
Vous êtes confronté à une situation imprévue qui exige une absence : le décès d'un proche, un mariage, la naissance d'un enfant ou un autre événement familial. Ces circonstances ouvrent droit à un congé exceptionnel, distinct des congés payés, prévu par le Code du travail et souvent élargi par votre convention collective. Encore faut-il prévenir le service des ressources humaines dans les règles, par un message à la fois rapide, clair et professionnel.
À quoi sert ce modèle de mail
Ce modèle vous aide à formuler votre demande de manière formelle et sans ambiguïté. Il rappelle le motif de l'absence, les dates précises et le justificatif que vous fournirez, afin que votre dossier soit traité vite et que vos droits soient reconnus. Que vous partagiez la joie d'une union ou que vous fassiez face à une perte, il vous évite de chercher vos mots dans un moment où vous avez d'autres priorités.
Bien comprendre vos droits
Le nombre de jours accordés dépend de l'événement et de la durée précisée par la loi ou votre accord d'entreprise. Avant d'envoyer votre demande, consultez votre convention collective : elle prévoit fréquemment des conditions plus favorables que le minimum légal. En cas de refus ou de désaccord sur la durée, demandez une réponse écrite et appuyez-vous sur ces textes.
Pour vous simplifier la tâche, ce modèle est disponible en téléchargement gratuit aux formats Word et PDF. Vous l'adaptez à votre situation en quelques minutes, puis vous l'envoyez à votre service des ressources humaines en gardant une trace de votre démarche.
Pour un mariage, un PACS ou le décès d'un proche, le salarié envoie un mail aux ressources humaines précisant l'événement, les dates souhaitées et joint un justificatif ; ce congé exceptionnel est accordé sans condition d'ancienneté et sans perte de salaire.
Paris, le 25 juillet 2026.
Objet : Demande de congé exceptionnel pour événement familial
Madame, Monsieur,
J'occupe le poste de [intitulé du poste] au sein du service [nom du service] depuis le [date d'entrée], sous le matricule [numéro de matricule]. Je me permets de vous solliciter aujourd'hui pour une demande de congé exceptionnel liée à un événement familial.
En raison du [motif précis : décès de mon oncle, mariage de mon enfant, naissance de mon enfant...] survenu le [date de l'événement], je suis amené à m'absenter de mon poste afin de pouvoir accompagner ma famille et accomplir les démarches que cette situation rend nécessaires.
Je sollicite à ce titre un congé du [date de début] au [date de fin], soit [nombre] jours ouvrés, avec une reprise de mon activité prévue le [date de reprise]. Cette durée correspond aux dispositions prévues par [le Code du travail / notre convention collective] pour ce type d'événement.
Vous trouverez le justificatif correspondant ([acte de décès / faire-part / certificat]) en pièce jointe, et je me tiens à votre disposition pour vous transmettre tout document complémentaire si vous le jugez utile.
Je veille par ailleurs à finaliser ou à transmettre mes dossiers en cours avant mon départ, et j'en confie le suivi à [nom du collègue] afin que mon absence n'affecte pas la continuité du service. Vous pourrez ainsi compter sur une transition organisée pendant la durée de mon congé.
Je vous remercie de bien vouloir confirmer la réception de cette demande et de m'indiquer votre accord dès que possible. En raison du caractère imprévu de cette situation, je vous serais reconnaissant de pouvoir la traiter avec diligence, afin que je puisse m'organiser et prévenir mon équipe dans de bonnes conditions.
Je vous remercie par avance de votre compréhension et reste à votre écoute pour toute précision. Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Les congés pour événements familiaux sont encadrés. Le Code du travail prévoit par exemple plusieurs jours pour son propre mariage ou Pacs, pour la naissance ou l'arrivée d'un enfant en adoption, pour le mariage d'un enfant, et pour le décès d'un proche (conjoint, enfant, parent, frère ou sœur). La convention collective ou un accord d'entreprise peut accorder davantage : vérifiez-la avant d'écrire, le décès d'un oncle ou d'un cousin n'est pas toujours couvert par la loi.
Indiquez précisément le motif, la date de l'événement, le premier et le dernier jour d'absence, et la date de reprise. Précisez que vous joindrez le justificatif (acte de décès, faire-part, certificat). Faites votre demande le plus tôt possible : ces congés se prennent en général au moment de l'événement, sans pouvoir être reportés.
En cas de refus ou de désaccord sur le nombre de jours, demandez la raison par écrit, appuyez-vous sur la convention collective, et sollicitez au besoin les représentants du personnel ou l'inspection du travail.
Questions fréquentes
Quels événements familiaux donnent droit à un congé exceptionnel ?
Combien de jours de congé sont accordés pour un mariage ou un décès ?
Faut-il fournir un justificatif à l'employeur ?
Ce congé exceptionnel est-il rémunéré ?
Que faire si les RH refusent ou ne répondent pas ?
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