Régulariser le montant des charges locatives auprès du locataire
Mis à jour le 18/07/2026
Format : Word, PDF
Temps de lecture : 3 min
Chaque année, le bailleur compare les provisions de charges versées par le locataire aux dépenses réellement engagées pour le logement. Lorsque ces provisions n'ont pas suffi, ce courrier réclame le complément dû et transmet le décompte détaillé. Il s'emploie après la clôture de l'exercice, une fois réunis les justificatifs (eau, chauffage, entretien des parties communes, taxe d'enlèvement des ordures ménagères). Adressé au locataire, il officialise la régularisation, fixe le solde à payer et précise le délai de règlement ainsi que le nouveau montant de provision.
La régularisation annuelle des charges permet d'ajuster les provisions versées par le locataire au montant réel des dépenses. Le bailleur encaisse chaque mois une provision en complément du loyer, puis compare en fin d'exercice cette somme avec les charges effectivement payées. Lorsque les provisions sont insuffisantes, le locataire règle la différence ; lorsqu'elles sont trop élevées, le trop-perçu lui est restitué.
Dans quels cas utiliser cette lettre
Ce modèle s'adapte à plusieurs situations courantes de la gestion locative :
- Vérifier que le montant appliqué correspond bien aux charges réellement supportées pour le logement et les parties communes.
- Réclamer le complément dû lorsque les provisions mensuelles n'ont pas couvert les dépenses de l'année.
- Réajuster le montant de la provision pour l'année suivante quand le coût réel des charges a évolué.
Ce que prévoit la réglementation
Seules les charges figurant dans la liste du décret n° 87-713 du 26 août 1987 sont récupérables auprès du locataire : eau, chauffage collectif, entretien des parties communes, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, entre autres. Le décompte doit être transmis un mois avant la régularisation, et les justificatifs tenus à disposition pendant six mois. Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un rappel de charges.
Téléchargez gratuitement ce modèle aux formats Word et PDF, puis complétez les informations entre crochets selon votre situation avant de l'adresser à votre locataire, de préférence en recommandé avec accusé de réception.
Le bailleur adresse chaque année au locataire un décompte de régularisation des charges, comparant les provisions versées aux dépenses réelles. Selon le solde, le locataire règle le complément ou obtient un remboursement du trop-perçu.
Paris, le 8 août 2026.
Régularisation des charges locatives
Madame, Monsieur,
Propriétaire du logement que vous occupez, situé au [adresse du logement], je procède à la régularisation annuelle des charges locatives pour la période du [date de début] au [date de fin].
Après comparaison entre les provisions mensuelles que vous avez versées et le montant réel des charges récupérables, il apparaît que ces provisions n'ont pas couvert la totalité des dépenses engagées pour le logement et les parties communes. Cette régularisation s'appuie sur la loi du 6 juillet 1989 et sur le décret n° 87-713 du 26 août 1987, qui fixe la liste limitative des charges récupérables auprès du locataire.
Vous trouverez ci-joint le décompte par nature de charges, les quantités consommées pour l'eau et l'énergie, ainsi que le mode de répartition entre les logements lorsqu'il s'agit d'une copropriété. Les pièces justificatives, factures, contrats d'entretien et relevés, restent à votre disposition pendant six mois [préciser le lieu : chez moi, à l'agence ou au syndic], où vous pourrez les consulter à votre convenance.
Le solde restant à votre charge s'élève à [montant], que je vous remercie de bien vouloir régler dans un délai d'un mois à compter de la réception de ce courrier, par [mode de paiement : virement, chèque].
À compter du [date], la provision mensuelle pour charges sera fixée à [montant], à verser en complément du loyer dans les mêmes conditions que précédemment. Ce nouveau montant tient compte de l'évolution réelle du coût des charges constatée sur l'exercice écoulé.
Je reste à votre disposition pour vous présenter les justificatifs correspondants ou vous fournir tout renseignement utile. Si un point du décompte vous semblait à revoir, n'hésitez pas à me contacter avant l'échéance indiquée.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
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A savoir
Joignez au courrier le décompte par nature de charges. Pour un immeuble collectif, indiquez le mode de répartition entre les logements et les quantités consommées pour l'eau et l'énergie. Ces informations doivent être communiquées au locataire un mois avant la régularisation.
Les pièces justificatives (factures, contrats d'entretien, relevés) restent à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte. Précisez où il peut les consulter : chez vous, à l'agence ou au syndic.
Attention au délai de prescription : depuis la loi ALUR, le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un rappel de charges. Passé ce délai, la somme n'est plus exigible. Mieux vaut donc régulariser chaque année.
Envoyez le courrier en recommandé avec accusé de réception et conservez une copie. En cas de contestation, le locataire peut demander à consulter les justificatifs avant de payer. Si le désaccord persiste, la commission départementale de conciliation peut être saisie gratuitement, avant tout recours devant le tribunal judiciaire.
Questions fréquentes
Le propriétaire est-il obligé de régulariser les charges chaque année ?
Quels justificatifs le propriétaire doit-il fournir au locataire ?
Que se passe-t-il si la régularisation intervient avec plusieurs années de retard ?
Le locataire peut-il contester le montant réclamé lors de la régularisation ?
Que se passe-t-il si les provisions versées dépassent les dépenses réelles ?
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